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試論高職院校檔案管理與信息化建設(shè)
（作者未知） 2010/11/29
摘要:高職院校檔案管理對于促進(jìn)高職院校教育和管理具有極為重要的作用,是建設(shè)先進(jìn)性高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。為了使高職院校檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù),必須加強(qiáng)高職院校檔案管理與信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞:高職;檔案管理;信息;措施
高職院校檔案是指高職院校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動中直接形成的,對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。高職院校檔案管理工作是建設(shè)先進(jìn)性高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫照,是高職院校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié),也是衡量高職院校教育教學(xué)質(zhì)量、人才培養(yǎng)水平和管理水平的一個重要標(biāo)志。
檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo),按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求、開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。
一、高職院校檔案的重要性
1.高職院校檔案凝結(jié)了高職院校的良好校風(fēng),是進(jìn)行德育教育的模范讀本。這些檔案所反映的內(nèi)容是長期辦學(xué)實(shí)踐中形成的,是大家共同遵守、自我約束、自覺追求的準(zhǔn)則。各個高職院校的檔案無論是教學(xué)檔案、科研檔案還是管理類檔案無不滲透著表現(xiàn)出各個學(xué)校的良好校風(fēng)。
2.高職院校檔案匯集了高職院校教學(xué)、科研的最新成果,是師生學(xué)習(xí)知識的鮮活教材。高職院校是知識傳播地,是教學(xué)和科研的主要陣地。廣大教學(xué)、科研人員在實(shí)踐中產(chǎn)生的教學(xué)研究成果,這些成果每年隨時進(jìn)入高職院校檔案之中,成為高職院校檔案管理中數(shù)量最大、內(nèi)容最豐富的門類。
3.高職院校檔案是促進(jìn)高職院校不斷發(fā)展的重要資源。檔案的服務(wù)功能是高職院校檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。完整的檔案資料在教學(xué)科研、黨政管理、文化建設(shè)及基本建設(shè)等方面發(fā)揮著重要的無可替代的作用。通過對學(xué)校檔案的查找和利用,可以清楚地看到學(xué)校的歷史發(fā)展情況,看到在各個時期所取得的成績和榮譽(yù);同時,也可以從中發(fā)現(xiàn)不足,以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),更好地做好工作。
二、加強(qiáng)高職院校檔案管理工作及信息化建設(shè)的措施
1.明確管理責(zé)任、建立高職院校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制。高職院校領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)該認(rèn)識到檔案工作的重要性,加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力度,將其納入學(xué)校整體發(fā)展的計劃中來,促進(jìn)檔案工作建設(shè)與學(xué)校其他工作協(xié)調(diào)發(fā)展,根據(jù)檔案工作的主要特點(diǎn)建立科學(xué)管理的層次體系和檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。完善檔案管理規(guī)章制度,依法治檔。高職院校應(yīng)按照教育部和國家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)要求,建立與學(xué)校辦學(xué)規(guī)模相對應(yīng)的、專門的檔案管理部門,統(tǒng)一、集中管理學(xué)校的各類檔案。
2.實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理電子化和文檔一體化。文檔一體化是實(shí)行檔案信息化建設(shè)的基本原則,是辦公自動化對檔案管理提出的必然要求。計算機(jī)電子技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的硬件保障�，F(xiàn)在已經(jīng)到了計算機(jī)普及的時代,高職院校都已開始使用計算機(jī)管理檔案,還沒有使用計算機(jī)管理檔案的高職院校,要創(chuàng)造條件,逐步到位,使檔案信息化工作與辦公自動化同步發(fā)展,以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。
3.編制出適合高職院校改革和發(fā)展的檔案編研資料,以加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用。一要建設(shè)數(shù)字化檔案室,首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案室中存儲的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案、錄音、錄像(視頻)檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲。二是信息資源庫的建設(shè)。充分運(yùn)用計算機(jī)電子技術(shù),加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。三是積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理,積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。四是加強(qiáng)電子文件歸檔管理。檔案室要根據(jù)檔案管理的要求,加強(qiáng)對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各部門產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,制訂電子檔案管理辦法。實(shí)現(xiàn)檔案信息處理電子化,信息存儲數(shù)字化,信息采集實(shí)時化,信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。
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