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試論當(dāng)今社會(huì)中檔案工作者角色的轉(zhuǎn)變
找論文 2010/12/8
論文摘要：文章列舉知識(shí)爆炸、社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期檔案工作者所面臨的尷尬，從檔案視角探討知識(shí)社會(huì)檔案工作者角色轉(zhuǎn)換。當(dāng)原有工作流程發(fā)生結(jié)構(gòu)性的變革的時(shí)候，盡管其舊有的職責(zé)仍將繼續(xù)，并未變成一個(gè)全新的角色，檔案工作者已無(wú)法單獨(dú)承擔(dān)本專業(yè)的所有職責(zé)和義務(wù)。面對(duì)專業(yè)范圍的擴(kuò)展，一個(gè)積極的檔案工作者必須找到應(yīng)對(duì)的方法。一如既往地保管古老的文化遺產(chǎn)。作者認(rèn)為，當(dāng)前，檔案工作者應(yīng)以更開(kāi)放和積極的姿態(tài)介入社會(huì)的其他方面，從三方面樹(shù)立新的角色定位：積極參與新信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)；對(duì)檔案文件的形成者進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)；特別強(qiáng)調(diào)以某種方式記錄檔案中沒(méi)有反映的信息。
引言
當(dāng)前我們生活在知識(shí)或者說(shuō)信息時(shí)代。的確，當(dāng)前所產(chǎn)生的信息量是史無(wú)前例的。但當(dāng)今真的是一種新的社會(huì)形態(tài)嗎?假如是，它對(duì)檔案工作者及檔案工作的角色帶來(lái)了哪些影響呢?
1789年的法國(guó)大革命標(biāo)志著古老的封建社會(huì)向新型資本主義社會(huì)的轉(zhuǎn)變。封建社會(huì)是封閉的社會(huì)，不允許人們對(duì)檔案的利用。而資本主義時(shí)代開(kāi)放了檔案，歷史學(xué)家和其他學(xué)者得以利用原始的資料。為滿足利用者的需求，檔案工作者按照檔案的真實(shí)內(nèi)容加以重新整理，即遵循的是“事由原則”。l9世紀(jì)末工業(yè)社會(huì)的大發(fā)展導(dǎo)致公共和私人管理機(jī)構(gòu)大量增長(zhǎng)，相應(yīng)使檔案數(shù)量不斷膨脹，也使檔案工作者無(wú)法沿用事由原則整理檔案。來(lái)源原則應(yīng)運(yùn)而生，并由此決定了檔案工作者的角色定位。當(dāng)前的問(wèn)題是，面對(duì)社會(huì)轉(zhuǎn)型與檔案工作者角色的相互關(guān)系，從檔案視角看知識(shí)社會(huì)能構(gòu)成一種新的社會(huì)形態(tài)嗎?這些變化足以改變檔案工作者的角色嗎?
知識(shí)社會(huì)
許多評(píng)論家曾試圖給知識(shí)社會(huì)下定義，我不想這樣做。我將著重闡述知識(shí)社會(huì)對(duì)檔案工作的影響，以及它對(duì)檔案工作者角色和教育的影響。需要強(qiáng)調(diào)的是，知識(shí)社會(huì)并不僅僅是信息和通訊技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，技術(shù)只是原因之一。當(dāng)然，知識(shí)社會(huì)主要與技術(shù)的發(fā)展密不可分。
數(shù)據(jù)庫(kù)
問(wèn)題之一是數(shù)據(jù)庫(kù)。關(guān)于如何確定適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)如何收集和保管必要的證據(jù)資料，以及電子文件的真實(shí)性問(wèn)題，已有很多論述。
電子郵件
電子郵件是另一主要問(wèn)題。由于現(xiàn)在越來(lái)越多的公函都是電子郵件的形式，因此很多檔案無(wú)法進(jìn)館。電子郵件承載的信息已被視為檔案，對(duì)它們的鑒定也可照搬其他類型文件的鑒定方法。但仍然存在兩個(gè)問(wèn)題：一是這些郵件通常是由政府部門(mén)的某一雇員直接發(fā)給另一雇員；二是涉及這些郵件的內(nèi)容。
是否將郵件傳送到檔案館取決于雇員本人，但不傳送的情況時(shí)有發(fā)生。從此意義上講，電子郵件是現(xiàn)代文檔處理中的普遍難題�，F(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用和組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整導(dǎo)致秘書(shū)和助理的人數(shù)大大減少，他們以前主要負(fù)責(zé)文件的打印和分發(fā)。這些崗位上的員工有一種把工作做好的職業(yè)自豪感，現(xiàn)在員工和領(lǐng)導(dǎo)往往親自處理上述事務(wù)，他們工作很忙，而且也不懂或沒(méi)興趣按規(guī)定處理文件。
將電子郵件歸檔的方法之一是建立一套自動(dòng)歸檔程序，正如有些發(fā)言者提到的，可以建立大型數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)所有的電子郵件，而這只是計(jì)算機(jī)內(nèi)存和資金的問(wèn)題。不過(guò)，由于大量電子郵件都帶有私人性質(zhì)，而且大多無(wú)關(guān)緊要，因此易造成數(shù)據(jù)冗余。
即使有足夠的資金建立起這樣一個(gè)大型數(shù)據(jù)庫(kù)也會(huì)存在另外一個(gè)問(wèn)題，即許多郵件的內(nèi)容只有接收者和作者才能讀懂。當(dāng)你給同事寫(xiě)郵件時(shí)，可能只需首字母或一個(gè)單詞就足夠了。從我看到的郵件發(fā)現(xiàn)人們都是先寫(xiě)后想。不僅結(jié)構(gòu)、語(yǔ)法以及遣詞造句有欠考慮，而且官方信息與街聞巷議往往攪和在一起。我十分理解那些認(rèn)為檔案是官方文件集合的同行們他們不會(huì)愿意把自己造出來(lái)的“雜燴”作為官方文件的一部分。
也許現(xiàn)在下結(jié)論還為時(shí)過(guò)早。我的假設(shè)是，我們正見(jiàn)證著原有工作流程發(fā)生結(jié)構(gòu)性的變革。也許這一點(diǎn)在決策部門(mén)尤為突出。但這種趨勢(shì)隨處可見(jiàn)。當(dāng)每個(gè)人都能直接與其他人聯(lián)系時(shí)，舊有的決策等級(jí)就被打破了。以后不會(huì)再有那么多正式的備忘錄或關(guān)于戰(zhàn)略問(wèn)題的文件了，取而代之的是不斷的提問(wèn)、答復(fù)、批示和新的提問(wèn)。在這一過(guò)程中，決定可隨時(shí)做出，形式也不太正式。
字處理
字處理技術(shù)同樣也產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。過(guò)去，重新抄寫(xiě)文件很不方便。紙張也很貴，因此，從檔案中你可以看出決策的形成過(guò)程。評(píng)論性的建議和在空白處所作的修改，然后產(chǎn)生修改后的新版本。而使用字處理技術(shù)，你可以打印出每一次修改后的全新文件，要想保存所有的草稿顯然不切實(shí)際，而且也很難準(zhǔn)確地選擇保存哪一個(gè)修改稿。結(jié)果，今天典型文件往往只是最初的那份文件和一份決定。
人們通常使用字處理技術(shù)在電子圖書(shū)館中保存戰(zhàn)略性文件。當(dāng)作為會(huì)議的基本文件時(shí)，人們通常要對(duì)其內(nèi)容不斷地修改，最終才會(huì)形成一個(gè)新的戰(zhàn)略，新的文件。將所有修改稿都保存下來(lái)顯然多余，但哪一份修改稿可稱得上是新文件呢?
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