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試論當(dāng)今社會(huì)中檔案工作者角色的轉(zhuǎn)變
找論文 2010/12/8
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當(dāng)今社會(huì)最基本的發(fā)展趨勢(shì)之一是公共管理變得更加透明。這是一種良性而且必要的發(fā)展方向。之所以說(shuō)它是良性的，是因?yàn)槊總�(gè)人都可接觸到同樣的事實(shí)，并在此基礎(chǔ)上展開(kāi)公開(kāi)、民主的有效辯論。這促使公務(wù)員們更加遵紀(jì)守法、提高效率。這種變化也使檔案工作者以更高的姿態(tài)成為民主的支撐者。當(dāng)然再好的東西也會(huì)有缺陷。有人曾經(jīng)指出，當(dāng)政治家及其他決策者意識(shí)到這些文件將被公開(kāi)時(shí)，他們就會(huì)有意不去記錄那些不想讓人知道的協(xié)商和交易。當(dāng)然我們無(wú)法知道這種隱瞞的程度。昔日的政治家還有日記和信件之類(lèi)的私人檔案，它們是公共檔案的重要補(bǔ)充，可以披露那些被隱瞞的信息。而今天的政治家沒(méi)有時(shí)間也沒(méi)有必要用那樣的方式來(lái)記錄事實(shí)。
上述事實(shí)表明檔案工作的環(huán)境正在發(fā)生變化。如今的發(fā)展趨勢(shì)很明顯：信息總量在爆炸性增長(zhǎng)，而由檔案工作者掌控的信息卻在明顯減少。因此，我們必須找到應(yīng)對(duì)的方法。檔案工作者在當(dāng)今社會(huì)應(yīng)從三方面樹(shù)立新的角色定位：1)積極參與新信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)；2)對(duì)檔案文件的形成者進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)；3)以某種方式記錄檔案中沒(méi)有反映的信息。
積極的檔案工作者
組織和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)
當(dāng)今社會(huì)，信息和通訊技術(shù)對(duì)檔案工作者的角色既提出了挑戰(zhàn)，又帶來(lái)了相應(yīng)的解決方案。我們可利用現(xiàn)有條件設(shè)計(jì)一套讓文件一旦產(chǎn)生就自動(dòng)歸檔的程序。幾十年來(lái)，我們一直在探討把檔案管理納入信息系統(tǒng)的必要性。對(duì)于舊系統(tǒng)，檔案工作者必須確保它建立了將應(yīng)保存的數(shù)據(jù)以恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)提取出來(lái)的流程，并附帶所需的文檔資料。這些流程必須在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之初就加以考慮。如今．系統(tǒng)的建設(shè)、重建和發(fā)展是個(gè)連續(xù)不斷的過(guò)程，檔案工作者必須始終保持積極參與的態(tài)度。
需要強(qiáng)調(diào)的是，檔案工作者在文件形成中的積極作用不應(yīng)局限于數(shù)據(jù)庫(kù)及其他正式系統(tǒng)的建設(shè)。當(dāng)今的技術(shù)為我們提供了許多不同傳遞和處理文件的方法。一旦在機(jī)構(gòu)重組中信息流發(fā)生了變化，檔案工作者必須認(rèn)清變化的本質(zhì)，及其對(duì)文件生成的影響，然后制定新的工作程序。必要時(shí)，還得保管好相關(guān)文件。
對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，積極介入信息流程的設(shè)計(jì)已不是什么新鮮事�；仡櫼幌職v史，你會(huì)發(fā)現(xiàn)許多機(jī)構(gòu)的檔案工作者在文件形成之初積極參與了文件流程和管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。今天不同的是，檔案工作者積極介入的迫切性日益明顯，控制文件流的方式也日新月異。
檔案工作者非常有必要與工作人員積極參與機(jī)構(gòu)的其他工作。這意味著檔案工作者需要充分掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，特別是系統(tǒng)設(shè)計(jì)知識(shí)。但這并不要求他們自己創(chuàng)建系統(tǒng)，有其他專(zhuān)家來(lái)做這種事。不過(guò)，檔案工作者應(yīng)能聽(tīng)懂rr人員的話(huà)，假如后者的想法不夠完善，檔案工作者可以提出建設(shè)性意見(jiàn)。
教師和指導(dǎo)者
如上所述，當(dāng)今機(jī)構(gòu)中的任何人——領(lǐng)導(dǎo)、公務(wù)員和其他人，都在產(chǎn)生和處理文件。他們都應(yīng)了解如何保存那些需要進(jìn)館的文件，如何刪除其余的文件。檔案工作者應(yīng)作相應(yīng)的信息準(zhǔn)備并接受此類(lèi)培訓(xùn)，這是檔案工作者的戰(zhàn)略新角色。這意味著檔案工作者需要學(xué)會(huì)如何交流信息。許多人認(rèn)為檔案工作枯燥而且復(fù)雜，因此我們應(yīng)使用現(xiàn)代的教學(xué)和演示方法使聽(tīng)眾樂(lè)于接受這些信息。
文獻(xiàn)記錄活動(dòng)
從上述事實(shí)中我們可以越來(lái)越清楚地看到，檔案館保存的文件并非包括形成機(jī)關(guān)的所有信息。那我們?cè)撛趺醋瞿?我認(rèn)為，讓檔案工作者決定文件記錄哪些內(nèi)容是沒(méi)有用的。我并不關(guān)心文件的結(jié)構(gòu)和生成，所指的是文件的實(shí)際內(nèi)容。彌補(bǔ)現(xiàn)有體系不足的一個(gè)辦法就是專(zhuān)門(mén)為檔案館而造文件。具體講，就是對(duì)那些未被移交到檔案館的文件中的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)和歸納，并把它作為例行公文。這種辦法也有爭(zhēng)議。許多檔案工作者認(rèn)為其職責(zé)是收集和整理形成者生成的文件。但我認(rèn)為，其他人員乃至領(lǐng)導(dǎo)并不愿意制造這種文件。
口述史是解決這個(gè)問(wèn)題的途徑之一。這種方法近幾年有復(fù)興的跡象。但口述史也不無(wú)爭(zhēng)議，開(kāi)展口述史項(xiàng)目需要很多知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、時(shí)間和精力。并且問(wèn)題是：誰(shuí)有資格進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)呢?因?yàn)榭谑鍪肪哂泻軓?qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。例如，西班牙和其他國(guó)家外交部的檔案人員曾經(jīng)訪(fǎng)問(wèn)過(guò)一些老外交家來(lái)收集歐洲合并過(guò)程的信息。這表明在有些情況下有必要讓本單位的檔案人員來(lái)做訪(fǎng)問(wèn)，利于被訪(fǎng)問(wèn)者建立信任和信心。但現(xiàn)代史、政治和其他社會(huì)學(xué)的專(zhuān)家在這方面更有技巧和經(jīng)驗(yàn)。因此，理想的模式應(yīng)是檔案工作者與學(xué)者們合作完成。
檔案人員的工作重點(diǎn)應(yīng)集中在形成者生成的文件上�？谑鍪分皇翘钛a(bǔ)現(xiàn)有檔案“黑洞”的補(bǔ)充資料。但由于現(xiàn)實(shí)原因，它只能涉及一些戰(zhàn)略信息，這些信息對(duì)理解檔案內(nèi)容與形成者活動(dòng)非常必要。
專(zhuān)業(yè)化的檔案工作者
需要強(qiáng)調(diào)的是，以上我描述的并不是一種全新職業(yè)的特征。我們的原有職責(zé)——保存歷史遺產(chǎn)、傳承文明，并未改變。因此，我們現(xiàn)在看到的是檔案工作者角色和專(zhuān)業(yè)（未完，下一頁(yè)）
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