|
淺議運(yùn)用計算機(jī)管理會計檔案
（作者未知） 2011/6/21
【摘要】隨著計算機(jī)在會計領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，計算機(jī)成為會計工作發(fā)展的方向。為了適應(yīng)會計工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，運(yùn)用計算機(jī)管理會計檔案管理成為會計工作發(fā)展的一個新的研究課題。
【關(guān)鍵詞】計算機(jī) 會計檔案
隨著我國計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，如何做好運(yùn)用計算機(jī)管理會計檔案工作，以使其發(fā)揮更好的作用。根據(jù)本單位工作的實踐，將如何做好會計檔案的管理工作，談?wù)剛�人的看法。
一、運(yùn)用計算機(jī)管理會計檔案的特點
傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。單位實行會計軟件以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機(jī)上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。運(yùn)用計算機(jī)管理會計檔案具有以下一些顯著特點：
1、運(yùn)用計算機(jī)管理會計檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機(jī)硬盤中的數(shù)據(jù)及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的數(shù)據(jù)。即會計檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
2、傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，才具有生命力。即會計檔案的調(diào)用需要一定的軟、硬件環(huán)境。
3、運(yùn)用計算機(jī)管理會計檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。
4、運(yùn)用計算機(jī)管理會計檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時他們又受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計檔案的安全性、完整性要求更高。
5、實行運(yùn)用計算機(jī)管理會計檔案的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計檔案更需要科學(xué)地管理。
二、如何做好運(yùn)用計算機(jī)管理會計檔案工作
為了更有效地做好運(yùn)用計算機(jī)管理會計檔案工作，我們必須根據(jù)計算機(jī)管理會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。
1、計算機(jī)管理會計檔案的收集。所謂計算機(jī)管理會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度)，把計算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機(jī)系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。
除了備份之外，還應(yīng)收集計算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
2、計算機(jī)管理會計檔案的保存。由于計算機(jī)管理會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個電算化會計系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
此外，還應(yīng)注意計算機(jī)管理會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此，筆者建議計算機(jī)管理會計檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。顯然，其收集與管理工作也是比較艱巨的。
3、計算機(jī)管理會計檔案的利用。即會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:(l)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計軟件系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過計算機(jī)軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復(fù)）功能進(jìn)行調(diào)閱即可；(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計軟件系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的計算機(jī)系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。
三、運(yùn)用計算機(jī)會計檔案的整理與再利用
運(yùn)用計算機(jī)整理會計檔案有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過（未完，下一頁）
|