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完善基層電子檔案管理 提高社會服務(wù)效能
山西省大同市廣靈縣水務(wù)局蕙花灌溉管理站 王志國 2014/3/24 12:21:45
摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入，各基層單位的檔案工作也日益電子化，但落后管理水平卻與之不相適應(yīng)，因此，如何提高檔案管理水平，進(jìn)一步完善基層電子檔案管理，是勢在必行。
關(guān)鍵詞：檔案 電子文件 信息化建設(shè) 效能服務(wù)
一、前 言
檔案是社會成員（組織與人）在其以往社會實(shí)踐中直接形成的含義明確的原始記錄。檔案具有憑證、證據(jù)的重要作用，又能起到參考價(jià)值的作用。從古至今，人們對檔案都非常重視。隨著社會的發(fā)展，計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備廣泛應(yīng)用，大量電子文件應(yīng)運(yùn)而生，無紙化辦公的步伐日益加快�；鶎訂挝辉诟黜�(xiàng)工作社會活動中形成大量電子檔案。基層檔案管理是單位工作的重要組成部分，是提高工作效率和工作質(zhì)量的重要條件，是維護(hù)和保證單位及其工作人員歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。因此，不斷完善基層電子檔案管理，顯得尤為重要。
二、我縣檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題
經(jīng)過幾十年的建設(shè)和發(fā)展，我縣檔案管理的基本框架體系建立起來，檔案管理事業(yè)取得了很大發(fā)展，具體表現(xiàn)為：
1、現(xiàn)代化辦公設(shè)備配置基本齊全。2000年以前，我縣現(xiàn)代化辦公設(shè)備寥寥無幾，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公的需要，為了提高工作效率，到2010年，各單位都配置了電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、數(shù)碼機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備。這表明，我們有了一個(gè)比較完善的現(xiàn)代辦公網(wǎng)絡(luò)體系，也表明，各基層單位對電子檔案工作重視度有一定提高。
2、專業(yè)從事電子檔案管理人靈敏占有一定比例。2000年全縣才有20幾人，到2010年則增到了80多人，大學(xué)本科、研究生畢業(yè)的人數(shù)逐年有所增加。從中看出，我們不僅有一支團(tuán)結(jié)奮斗、兢兢業(yè)業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的檔案干部隊(duì)伍，而且在知識的結(jié)構(gòu)上也有了很大的變化，為檔案事業(yè)發(fā)展注入了生機(jī)。
但也應(yīng)注意到，一些基層單位對電子檔案管理不重視，存在著一些問題，暴露出來了一些薄弱環(huán)節(jié)，具體表現(xiàn)為：
1、管理制度和管理規(guī)范不健全。單位在日常的辦公方面所形成大量的電子檔案，絕大多數(shù)是誰做的文件，就存在誰的電腦里，并且不同的人的編輯的文件名稱都有不同的格式。各單位、科室的電子文件處于分散保管或個(gè)人保管，缺乏必要的統(tǒng)一的檔案管理制度。這種自由形成、自由處理狀態(tài)，造成其他同事在閱讀或直接接手工作時(shí)的困難，出現(xiàn)耗費(fèi)時(shí)間，如果某人不在，其他人需要用某個(gè)文件時(shí)需要重新再做的情況，造成單位工作效率的降低，這種無“章”可依、無“法”可據(jù)的無序狀態(tài)，直接影響檔案規(guī)范管理。
2、檔案管理現(xiàn)代化的意識不強(qiáng)。由于檔案工作傳統(tǒng)的管理手段和管理模式由來已久，在檔案管理者頭腦中形成了傳統(tǒng)的思維管理方式，使電子文件的歸檔工作難以實(shí)現(xiàn)。體現(xiàn)在：文件雖然是用電腦形成的，但最后仍將輸出的紙質(zhì)文件作為歸檔文件，對電子文件的重要性認(rèn)識不足。認(rèn)為電腦載體只是形成文件自動化的臨時(shí)過度性載體，不能直接歸檔等等，這種落后的思想，嚴(yán)重影響了檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)度。
3、電子檔案保管條件落后。電子文件與現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案在保管環(huán)境、保管設(shè)備和管理辦法上有很大差別。特別是對保管環(huán)境的要求更高。電子文件的載體，尤其是磁性載體，即使是在良好的保存環(huán)境下，經(jīng)過長時(shí)間的保存、載體老化和磁性自然衰減，也會使電子文件發(fā)生信息丟失或讀出錯誤的現(xiàn)象。電子文件的存儲載體性別不甚耐久，磁性存磁載體常有退磁粘連等現(xiàn)象。
4、檔案從業(yè)人員素質(zhì)偏低。大多數(shù)基層單位檔案管理人員是兼職，沒有時(shí)間，也沒精力學(xué)習(xí)更多新的檔案管理知識。檔管人員工作主要是被動接收和保管檔案，檔案員很少走出檔案室主動參與管理活動，思路不開闊，政策水平以及信息技術(shù)的新知識都明顯不足�；鶎拥暮芏鄼n案員普遍缺少信息管理自動化基本知識和技能，不能很好地?fù)?dān)負(fù)起電子文件歸檔管理工作的重任。
三、對策：完善管理，提高效能
針對以上問題，我們應(yīng)加強(qiáng)以下工作：
1、加強(qiáng)基層電子檔案制度化、規(guī)范化建設(shè)。各基層單位要根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，制定適合本單位的文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，并形成約束機(jī)制，保證工作有序規(guī)范。并配備專職人員，建立常抓機(jī)制。電子文件與計(jì)算機(jī)技術(shù)及相關(guān)設(shè)備密不可分。電子文件形成后，在使用過程中，檔案人員要參與對其管理，熟知在使用過程中發(fā)生各種情況，并進(jìn)行積累。要及時(shí)按現(xiàn)代檔案管理、鑒定的有關(guān)要求，對電子文件進(jìn)行整理、鑒定、歸檔。否則時(shí)間一長，相關(guān)技術(shù)發(fā)生變化、設(shè)備、技術(shù)更新，原來的電子文件在新的技術(shù)條件下，必然讀不出來，這樣電子文件內(nèi)容的真實(shí)記錄就可能遭受損失。針對各單位實(shí)際管理中，電子文件、電子檔案之間很難劃分明顯的界限，電子文件的形成者，電子檔案管理員，要通力合作，才能保證電子文件、電子檔案（未完，下一頁）
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