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提高干部人事檔案利用的幾點體會
六盤水職業(yè)技術學院組織人事處 李英 2014/3/25 18:05:41
摘要：高職院校干部人事檔案管理的最終目的就體現(xiàn)在對檔案的利用上。因此，探討新形勢下如何提高干部人事檔案的利用具有重要的現(xiàn)實意義。
關鍵詞：人事檔案；利用；管理現(xiàn)代化
高職院校人事檔案管理是高職院校檔案管理工作重要的組成部分。是高職院校師資隊伍建設的基礎工作。它全面反映了廣大職工的德、能、勤、績，為高職院校培養(yǎng)人才和用好人才提供重要依據(jù)。高職教育事業(yè)的不斷發(fā)展和改革的不斷深入．對高職院校人事檔案管理工作提出了新的要求，如何提高服務質量，充分發(fā)揮人事檔案的作用，為推進學院各項事業(yè)的發(fā)展服務，是新形勢下高職院校人事檔案管理所面臨的緊迫任務。干部人事檔案工作搞得好不好，關鍵在于提供工作做得是否到位，因此，探討新形勢下高職院校如何提高干部人事檔案的利用具有重要的現(xiàn)實意義。
提高干部檔案利用的關鍵是做好干部檔案的基礎工作，提高案卷質量。開展優(yōu)質服務，提高利用要做到以下幾點：
一、要注重檔案材料收集，保證檔案的完整無缺。
人事檔案內容陳舊、單一影響到檔案的利用，這就要求檔案管理人員要及時做好人事檔案材料的收集、歸檔工作，確保人事檔案的完整性，通過多渠道充分挖掘人事檔案信息資源，把存放在教科處反映教師教學數(shù)量和教學質量的有關教學材料和反映教師科研工作情況材料，以及各項工作中的業(yè)務能力、技術專長、發(fā)明創(chuàng)造、專業(yè)培訓材料、個人業(yè)績考核、個人道德品質、潛在能力、健康狀況、誠信記錄、干部任免實績材料、民主考評材料、重要社會任職的登記審批材料等，增加到人事檔案中，充實干部人事檔案內容。
二、要注重對檔案材料的校核，保證檔案內容的真實。
檔案內容是否真實，在很大程度上影響到檔案的可信性，在一定程度上影響組織對干部的任用。因此，對形成的檔案材料，要進行認真鑒別，鑒別工作是維護干部檔案真實性和完整性的一項重要措施，也是系統(tǒng)整理的基本前提，在干部人事檔案整理鑒別過程中，要嚴格執(zhí)行收集歸檔范圍的規(guī)定，對歸檔的每一份材料都認真仔細地鑒別，盡可能做到取之有據(jù)，舍之有理，實事求是。為維護干部檔案的歷史真實性，在整理過程中我們做到了如下幾點：（1）、分類準確：根據(jù)《干部人事檔案整理工作細則》的要求，把檔案材料按其內容特征劃分為十大類，對其中的一些交叉材料權衡利弊，按主要用途歸類，使每卷檔案都能做到層次清晰、條理分明，便于利用。（2）、編排排序。根據(jù)《干部人事檔案整理工作細則》的要求，按照材料類別的不同分別采科學的排列順序，使之有規(guī)律可循，以便利用。（3）、技術加工。經過整理后的檔案才能達到內容完整、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的標準，才能夠為干部人事檔案的利用和科學化管理創(chuàng)造條件。
三、要注重強化服務意識，開拓服務途徑，變被動服務為主動服務。
目前，檔案室提供服務方式一直比較被動，往往都是他人需要什么，我們就提供什么，簡單的進進出出、翻翻摘摘。檔案大多數(shù)時間是閑置在檔案柜中，檔案的生命力得不到充分體現(xiàn)，資源得不到充分利用，造成了人力、財力及信息的浪費。如何扭轉這種被動局面？
首先要增強服務意識，充分認識檔案利用價值是檔案賴以生存的條件，沒有利用，檔案就沒有其存在的價值。作為一名檔案管理人員，只有主動提供服務，檔案材料的收集、整理、保管等諸多環(huán)節(jié)才顯得必不可缺。只有在利用中，才能顯示出工作的成績。其次要解放思想，變一味被動地坐等服務為跟蹤服務、主動服務。檔案人員要熟悉室藏檔案內容，根據(jù)人事工作和學院中心工作的需要，積極主動地為組織人事部門的干部考核、專業(yè)技術職務晉升、工資改革等工作提供可靠有用的信息。
四、要注重增強教職工的檔案法規(guī)意識。
要提高高校干部人事檔案的管理、利用水平，必須從統(tǒng)一認識、增強檔案法規(guī)意識人手，真正按照《檔案法》與《人事檔案條例》的要求，將各項工作落到實處。通過院報宣傳、校園網(wǎng)宣傳、知識競賽等向廣大教職工宣傳國家有關檔案法律法規(guī)知識，增強教職工的人事檔案法規(guī)意識，使每個人都充分認識到人事檔案的重要性．只有從上到下都有了人事檔案法規(guī)意識，才不會發(fā)生“學歷越填越高，年齡越填越小，參加工作時間越來越早”的現(xiàn)象，也不會出現(xiàn)該存的不存、該補的不補的現(xiàn)象，也就不會有填寫表格草草了事的行為。
五、要注重利用現(xiàn)代化技術，整理檔案。
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，將日常工作中常用的的信息，如職務、職稱、學歷、學位、工資、個人簡歷和個人的基本特點等信息輸入計算機建立人才信息庫，則可以收到事半功倍的效果。充分利用計算機在干部檔案管理工作中的作用，建立和完善干部檔案（未完，下一頁）
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