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企業(yè)培訓(xùn)管理信息化的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題
中石化股份天津分公司培訓(xùn)中心 賀天廣 2015/10/21 0:50:59
【摘要】本文針對近年來在培訓(xùn)管理中積累的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題進行一些力所能及的探討，包括數(shù)據(jù)指標(biāo)設(shè)計、有效數(shù)據(jù)統(tǒng)計、失誤現(xiàn)象描述、客觀原因分析、錯誤影響意義、可行改進建議等。
【關(guān)鍵詞】 培訓(xùn)管理 信息技術(shù) 數(shù)據(jù)質(zhì)量 數(shù)據(jù)治理
在信息技術(shù)應(yīng)用中，信息管理系統(tǒng)無論怎樣設(shè)計，其性能的充分發(fā)揮，都要取決于所錄入和處理的數(shù)據(jù)在準(zhǔn)確、完整、適用、及時等方面的質(zhì)量特性，甚至可以這樣認為：只要有可靠合用的數(shù)據(jù)，任何功能需求都能設(shè)計開發(fā)。不幸的是，由于數(shù)據(jù)來源的廣泛性(包括缺乏統(tǒng)一格式或已經(jīng)存在錯誤)、錄入和使用者對數(shù)據(jù)意義的認同差異、人工錄入或復(fù)制等操作的失誤、引用或轉(zhuǎn)錄與更新的異步、以及形形色色的隱蔽性錯誤等等許多原因，導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量是一個極難管控的問題。從類如金融、交通等行業(yè)的耗資巨大、設(shè)計嚴密的巨型信息系統(tǒng)，到中小企業(yè)的進銷存及客戶管理等小型信息系統(tǒng)，都在不同程度上深受數(shù)據(jù)質(zhì)量問題困擾之苦。對于足夠影響系統(tǒng)生存的致命問題，不得不投入大量的人力財力進行不間斷的或定期的審查修訂等維護(也稱為數(shù)據(jù)治理)，而對于非致命問題或沒有能力維護的系統(tǒng)，則只好運行在性能降低或一定程度上不可靠、不可信的狀態(tài)中。我們培訓(xùn)中心的培訓(xùn)管理系統(tǒng)在實際使用中也存在著嚴重的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。
本文針對近年來在培訓(xùn)管理中積累的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題進行一些力所能及的探討，包括數(shù)據(jù)指標(biāo)設(shè)計、有效數(shù)據(jù)統(tǒng)計、錯誤現(xiàn)象描述、客觀原因分析、質(zhì)量影響意義、可行改進建議等。本文假定讀者對培訓(xùn)中心的培訓(xùn)業(yè)務(wù)及管理工作和培訓(xùn)信息管理系統(tǒng)有一定的了解。以下的探討按培訓(xùn)管理系統(tǒng)的模塊劃分進行，但沒有延循流程順序，而是按照筆者認為問題較多或意義較大的模塊，探討其中的部分問題，包括學(xué)員注冊、培訓(xùn)計劃、師資隊伍等幾個方面。
一、 學(xué)員注冊
學(xué)員注冊是數(shù)據(jù)質(zhì)量問題最多的模塊，主要體現(xiàn)在學(xué)員基本信息的完整性缺失和準(zhǔn)確性不足上。在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中，學(xué)員注冊設(shè)計了十余項指標(biāo)，有些指標(biāo)對于不同性質(zhì)的培訓(xùn)有不同的需要程度，其中單位/姓名/性別是必須的，設(shè)置了審查機制，無效數(shù)據(jù)不能通過；而生年和學(xué)歷是要求審核時關(guān)注的，原則上只有特殊情況才允許空缺。下表是近三年的培訓(xùn)人次及部分有效數(shù)據(jù)統(tǒng)計表。
2012年 2013年 2014年 合計
天津公司 9622 7728 6884 24234
改制關(guān)聯(lián) 2660 4038 2380 9078
中石化屬 343 792 689 1824
其他單位 837 1161 734 2732
匯總 13462 13719 10687 37868
有效生年 3944 4902 9470 18316
29.3 ％ 35.7 ％ 88.6 ％ 43.4 ％
有效學(xué)歷 8883 9018 9369 27270
66.0 ％ 65.7 ％ 87.7 ％ 72.0 ％
學(xué)員姓名的問題多為具有普遍特點的失誤，有的是按音擬字錄入錯誤，諸如軍君燕艷剛鋼琴芹等，有的學(xué)員自己寫名字也與身份證不符，這樣的錯誤除了依賴認真?zhèn)�性和責(zé)任心、發(fā)現(xiàn)一個修正一個之外似乎也沒什么好辦法；學(xué)員單位的錯誤多數(shù)出現(xiàn)在非本公司的情況中，主要表現(xiàn)為相同單位在不同項目中名稱不一致，雖然設(shè)計了規(guī)范的分類和名稱，甚至為滿足個別需要設(shè)計了允許指定等價名稱的功能，但仍然不能杜絕問題，這與各方對單位名稱用法習(xí)慣有關(guān)，暫時只能依賴對單位規(guī)范名稱比較熟悉的人員定期(特別是匯總前)進行修訂。對于本公司的學(xué)員數(shù)據(jù)，由于需要向送培單位反饋培訓(xùn)統(tǒng)計信息，必須對數(shù)據(jù)質(zhì)量有較高的要求，單位/姓名/性別的錯誤以及個別的重復(fù)錄入現(xiàn)象都會影響培訓(xùn)中心的形象和匯總決算等業(yè)務(wù)，有必要與人力資源部門建立密切的合作，獲取相關(guān)查詢權(quán)限。
生年和學(xué)歷首先是培訓(xùn)質(zhì)量控制中對受訓(xùn)人群把握基本特點的重要數(shù)據(jù)，其次也是在沒有特定身份標(biāo)識的情況下區(qū)分是同名學(xué)員還是錯誤重復(fù)的輔助數(shù)據(jù)，盡管數(shù)據(jù)來源存在一定困難，但仍有必要堅持把好錄入審核關(guān)。上表中2014年的學(xué)員生年數(shù)據(jù)有效率比往年大幅度提升，這與借助系統(tǒng)升級而加強了錄入審核力度有直接的關(guān)系。順便說明，表中均為管理系統(tǒng)中錄入提交的數(shù)據(jù)，而正是數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的原因，致使有效數(shù)據(jù)有時僅僅是格式有效，不排除個別的手誤甚至是隨意的填寫；比空缺或無效數(shù)據(jù)更可怕的是虛假數(shù)據(jù)(還好只是個別行為)，認真踏實的錄入風(fēng)格應(yīng)該受到普遍的提倡和尊敬。
職技(職稱或技術(shù)等級)和職崗(職務(wù)或崗位)數(shù)據(jù)是可選指標(biāo)，只在部分重要培訓(xùn)或有認證考核的項目中有錄入要求。問題出（未完，下一頁）
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