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檔案信息化管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性
山東水利技師學(xué)院 初良艷 2016/8/17 15:07:50
摘要：隨著社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展，檔案管理工作的信息化已經(jīng)逐漸成為發(fā)展的主流，也成為開展檔案管理工作必須探討的重要議題。而這種信息化的背后離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，可以說，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用推進(jìn)了檔案的信息化管理，為檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向。因此要了解檔案的信息化管理，就要先了解并認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的信息化和現(xiàn)代化中所能發(fā)揮的巨大作用，從而樹立正確的觀念，一步步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的新發(fā)展。
關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)
檔案信息的管理工作實(shí)質(zhì)上屬于信息處理的范疇，這項(xiàng)工作在目前的信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代顯得更加重要，對(duì)其進(jìn)行革新勢在必行，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展為這項(xiàng)工作提供了新思路。并且，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用發(fā)揚(yáng)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的特有優(yōu)勢。例如檔案信息的檢索更加方便快捷，數(shù)據(jù)更加可靠，資料存儲(chǔ)量也變得更大等等，對(duì)于檔案管理效率的提高和管理工作的規(guī)范化有著重要意義。現(xiàn)今，檔案信息化管理已經(jīng)在世界范圍內(nèi)得到廣泛的應(yīng)用。但是從我國目前的狀況來看，檔案信息的管理在除金融業(yè)、科研單位之外的其他行業(yè)仍然沒有大規(guī)模的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案管理的信息化形成了阻礙。因此，了解檔案信息化管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要十分有必要，有助于推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，與國際、世界接軌，達(dá)到較高的水平。
一、 采用計(jì)算機(jī)技術(shù)有利于檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展
上個(gè)世紀(jì)八十年代以來，現(xiàn)代信息技術(shù)以計(jì)算機(jī)為核心取得舉世矚目的發(fā)展成就，對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生了巨大的沖擊，改變了絕大多數(shù)行業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營方式，對(duì)于檔案管理工作來說尤其如此。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的工作中得到了廣泛的運(yùn)用，進(jìn)而使檔案管理工作逐漸步入信息化處理的新階段。計(jì)算機(jī)技術(shù)在信息處理上與生俱來的優(yōu)勢也被帶入到檔案管理工作中，最為顯著的優(yōu)勢表現(xiàn)在檔案信息的檢索上，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)了大量的信息，通過檔案信息的檢索系統(tǒng)能夠迅速找到所需的檔案資料，提高檔案檢索的效率。除此之外，更為重要的是檔案資料的信息化帶來的檔案信息化管理模式，具體來說就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案中記錄的各類信息錄入計(jì)算機(jī)，構(gòu)建成檔案信息的數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行信息化處理，以新的數(shù)字檔案館的形式來進(jìn)行檔案管理工作。這種數(shù)字檔案館的新形式對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理形式形成了十分巨大的沖擊，檔案載體的變化也改變了各個(gè)社會(huì)組織如黨政機(jī)關(guān)、商業(yè)公司的經(jīng)營管理方式，在這個(gè)過程中電子檔案得到了更為廣泛的運(yùn)用。而且相應(yīng)的電子商務(wù)等新形式的辦公模式被人們創(chuàng)造出來，以紙質(zhì)文件為媒介來傳遞相關(guān)信息的傳統(tǒng)辦公模式被新的方式逐漸取代。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)被人們用來進(jìn)行文字書寫、信息傳遞和儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)信息的檢索和利用等各方面的信息處理工作。電子文件成為最主要的信息處理載體，對(duì)電子文件的收集、管理以及開發(fā)利用因此變得越來越重要。不論是檔案管理的形式還是管理方式的改變都對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能提出了相對(duì)比較高的要求，新時(shí)代的檔案管理工作人員要在觀念和技能各方面與時(shí)俱進(jìn)，努力將計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用到平時(shí)工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)中，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。
二、采用計(jì)算機(jī)技術(shù)有利于檔案信息管理
經(jīng)過近一段時(shí)期的發(fā)展，檔案管理在我國的狀況變化極大，檔案管理工作人員的素質(zhì)也得到了很大程度上的提升，但是檔案的信息管理對(duì)這些發(fā)展與變化并沒有直接的反映。檔案管理的方式只能跟以往一樣保管紙質(zhì)檔案的實(shí)體、減緩其老化和損毀、維護(hù)信息真實(shí)。檔案管理工作是信息管理服務(wù)中的其中一種類型，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢在數(shù)據(jù)處理與信息管理這方面體現(xiàn)的十分明顯，檔案信息化發(fā)展的技術(shù)方面的保障和最重要物質(zhì)基礎(chǔ)就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。
所謂檔案管理信息化其實(shí)就是在原有的檔案管理模式中利用現(xiàn)代信息技術(shù)來對(duì)其進(jìn)行改造、革新，這種信息化的過程主要體現(xiàn)在檔案信息本身的信息化、檔案管理模式信息化、檔案管理工作目標(biāo)信息化以及管理方法的信息化這幾個(gè)方面，所謂的檔案數(shù)字化管理就是指這個(gè)。比如檔案的信息化管理通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和相應(yīng)的檔案管理軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。在檔案管理中發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的積極作用，使計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息的管理開發(fā)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，引導(dǎo)和推動(dòng)檔案管理人員的專業(yè)能力和檔案信息化的建設(shè)。
三、采用計(jì)算機(jī)技術(shù)有利于增強(qiáng)檔案管理者的現(xiàn)代化意識(shí)
檔案信息化管理要求檔案管理人員在管理工作中大量應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)意識(shí)的培養(yǎng)十分重要。這里的計(jì)算機(jī)意識(shí)就是指在生產(chǎn)生活中遇到問題時(shí)，首先積極思考是否能夠通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來分析并解決問題的一種思維方式。在這種思維方式下，計(jì)算機(jī)成為人們發(fā)展最重要的工具。計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代技術(shù)已經(jīng)深刻的改變了這個(gè)世界，因此要想在新時(shí)期取得好的發(fā)展，就要從觀念到知識(shí)、能力方（未完，下一頁）
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