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對(duì)檔案工作的幾點(diǎn)思考
湖南省雙峰縣人民醫(yī)院 夏海紅 2016/10/2 15:49:23
摘要：對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，有關(guān)于質(zhì)量的保證是檔案管理過(guò)程中最重要的保證，加強(qiáng)從業(yè)人員對(duì)于檔案信息的保密工作以及檔案質(zhì)量的保障工作，是提升檔案質(zhì)量管理的重要任務(wù)和重要舉措。從業(yè)人員需要切實(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，提高責(zé)任意識(shí)，為檔案信息的保密性負(fù)責(zé)，本文主要是結(jié)合自身的工作實(shí)踐，談?wù)勗跈n案管理工作中的心得體會(huì)。
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案質(zhì)量；管理措施
關(guān)于檔案質(zhì)量的管理問(wèn)題，是指有關(guān)檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)在其職能范圍之內(nèi)，率領(lǐng)各從事于檔案保管和信息保護(hù)的管理人員、檔案修訂人員、文件擬稿人員等個(gè)工種之間相互配合，本著共同參與、人人參與、保質(zhì)保量、嚴(yán)禁檔案信息外泄等原則，利用現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)信息管理的方法和手段，建立健全質(zhì)量監(jiān)督和信息保護(hù)機(jī)制，防止信息以各種渠道流通出來(lái)，切實(shí)保護(hù)檔案人的個(gè)人利益以及檔案單位的公共利益。檔案管理有一下兩個(gè)基本的特點(diǎn)：首先是要求全體工作者共同從事檔案管理工作，重點(diǎn)在于整體活動(dòng)，而非個(gè)人能夠完成的，要求在有關(guān)單位的檔案部門所有人員都應(yīng)按照相應(yīng)的原則進(jìn)行管理，要重視個(gè)體與個(gè)體之間，部門與部門之間的親密配合，做到科學(xué)有效的管理。其次是注重個(gè)人與部門的責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，建立健全和完善相應(yīng)的規(guī)章制度，建立責(zé)任機(jī)制，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，只有這樣，才能保證有關(guān)于檔案信息的傳輸和歸檔是否及時(shí)等工作能夠順利的進(jìn)行。為檔案管理事業(yè)提升新的層次和水平，不斷促進(jìn)我國(guó)的檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
一、引言
在現(xiàn)階段的有關(guān)于檔案信息管理工作中，由于各方面的客觀因素和主觀因素所造成的有關(guān)工作中還存在著這樣那樣的缺陷與不足。有以下幾個(gè)問(wèn)題：首先，相關(guān)部門對(duì)于檔案信息的管理工作不能夠很好的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理僅僅是一個(gè)擺設(shè)部門，沒(méi)有實(shí)際的作用，這樣一來(lái)就使得檔案管理部門的重要地位無(wú)法凸顯出來(lái)。其次，從事于檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能沒(méi)有得到專業(yè)的鍛煉，大部分從事檔案工作的人員都是喜歡坐辦公室的一般人員，業(yè)務(wù)水平較低。第三，很多管理檔案的部門對(duì)于硬件設(shè)施不重視，配套設(shè)施相對(duì)落后，這樣一來(lái)，檔案管理工作極易造成不規(guī)范。造成這些原因的因素是多方面的，因此，最根本的措施是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)能力，保障檔案管理科學(xué)合理進(jìn)行。
二、關(guān)于提升檔案管理水平的幾點(diǎn)建議
（一）改變現(xiàn)有的落后思想和表面思想，單位的上層要對(duì)檔案管理工作有一個(gè)積極的重視，做到思想觀念的轉(zhuǎn)變。具體來(lái)講，要切實(shí)改變管理工作的基本概念，對(duì)于管理工作要運(yùn)用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，以科學(xué)為依托，形成科學(xué)有效的現(xiàn)代化管理，樹(shù)立現(xiàn)代化管理意識(shí)，拿起科學(xué)的大旗來(lái)發(fā)展管理事業(yè)。對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化來(lái)將，最重要的是切實(shí)轉(zhuǎn)變思想，將現(xiàn)代化管理思想貫徹到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中去，企業(yè)或單位的上層領(lǐng)導(dǎo)以及基層從業(yè)人員要積極轉(zhuǎn)變工作方式和傳統(tǒng)觀念，為社會(huì)大眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（二）企業(yè)或單位對(duì)于某部門的投資經(jīng)費(fèi)長(zhǎng)期以來(lái)一直是該部門長(zhǎng)久發(fā)展、穩(wěn)定發(fā)展、正常運(yùn)作和運(yùn)轉(zhuǎn)的重要依靠，一旦在經(jīng)費(fèi)上出現(xiàn)了問(wèn)題，部門的運(yùn)作和人員的積極性就會(huì)出現(xiàn)癱瘓。因此，加大對(duì)檔案部門的經(jīng)費(fèi)顯得尤為重要，最重要的是要提高單位對(duì)于檔案部門的重視水平。增加對(duì)檔案部門的經(jīng)費(fèi)能夠在提高檔案管理人員的積極性，能夠讓從業(yè)人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，提高檔案管理的能力和效率。其次能夠?qū)⒑艽笠徊糠纸?jīng)費(fèi)運(yùn)用在充分利用物質(zhì)資源和信息流動(dòng)等方面，發(fā)揮檔案部門的特殊職能，提升部門的工作水平和部門地位。加大經(jīng)費(fèi)投入還能夠提升從業(yè)人員整體素質(zhì)，使得人員能夠?yàn)樯鐣?huì)大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為相對(duì)傳統(tǒng)的部門特色注入更加豐富的部門色彩和活力。
（三）部門的規(guī)章制度是規(guī)范企業(yè)或單位從業(yè)人員行為和責(zé)任的重要保障，從事檔案管理過(guò)程中極易出現(xiàn)不規(guī)范，或者是檔案信息的泄露，尤其是在信息的處理過(guò)程當(dāng)中，如果沒(méi)有規(guī)章制度約束，很容易出現(xiàn)問(wèn)題。首先，要建立責(zé)任機(jī)制，完善管理規(guī)章和現(xiàn)代化管理章程。其次，針對(duì)檔案管理過(guò)程中的安全問(wèn)題，在規(guī)范下能夠減少信息泄露的機(jī)會(huì)。
（四）業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作是提升部門整體業(yè)務(wù)水平極其重要的部分，人員素質(zhì)低或者沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的學(xué)習(xí)會(huì)極大降低部門的威信和工作能力，這樣一來(lái)，企業(yè)或單位的口碑會(huì)有極大的損害。尤其對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，檔案工作包括檔案信息的采集、匯總以及處理等環(huán)節(jié)，面對(duì)著龐大的檔案資源，如果業(yè)務(wù)不成熟，會(huì)給繁重的檔案管理工作造成很大的影響，因此，加強(qiáng)人員的學(xué)習(xí)，讓業(yè)務(wù)人員更好地面對(duì)檔案管理工作，加強(qiáng)意識(shí)建立，是檔案管理現(xiàn)代化和信息化的重要保障。
三、結(jié)論
新世紀(jì)、新形勢(shì)下，檔案部門要以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，緊緊圍繞十六大提出的全面建設(shè)小康社會(huì)的奮斗目標(biāo)，按照發(fā)展要有新思路，改革要有新突破，開(kāi)放要有新局（未完，下一頁(yè)）
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