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淺析高等學(xué)校辦公自動(dòng)化建設(shè)
沈陽(yáng)工學(xué)院信息與控制學(xué)院 王婷 楊玥 2017/8/6 9:57:58
摘要：近年來(lái)，隨著高等學(xué)校完善信息化基礎(chǔ)建設(shè)，推進(jìn)辦公自動(dòng)化的建設(shè)就成為一種趨勢(shì)，也是實(shí)現(xiàn)高�，F(xiàn)代化管理的重要方法。本文從辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀入手，提出了新建本科高校辦公自動(dòng)化的建設(shè)原則，推進(jìn)新建本科高校的辦公自動(dòng)化建設(shè)。
關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；辦公自動(dòng)化；建設(shè)原則
現(xiàn)代管理包含多個(gè)方面，作為現(xiàn)代管理的基礎(chǔ)--辦公管理，具有基礎(chǔ)性、支持性、豐富性幾個(gè)方面的特點(diǎn)�；A(chǔ)性是指辦公管理是所有管理的手段基礎(chǔ)；其他專題工作能否提供強(qiáng)烈的支撐和支持由現(xiàn)代管理來(lái)完成；而在現(xiàn)代管理的內(nèi)容方面，其中的辦公管理是最為豐富的。尤其辦公管理的重要性在現(xiàn)代社會(huì)所有的單位的組織系統(tǒng)內(nèi)部凸顯的越來(lái)越明顯，尤其在整個(gè)系統(tǒng)組織的運(yùn)轉(zhuǎn)效率都有重要的影響和作用方面取決于辦公管理質(zhì)量水平方面的高低。
一、辦公管理的含義
在現(xiàn)代企業(yè)的管理體系中重要的內(nèi)容之一就是辦公管理。辦公管理的定義也較為多樣性，不同的角度學(xué)者給出了不同的定義，沒(méi)有很具體的概念。例如有的學(xué)者從基礎(chǔ)性事物的角度定義辦公管理就是基礎(chǔ)事務(wù)管理；從藝術(shù)性有的學(xué)者定義辦公管理為藝術(shù)性管理......而筆者則認(rèn)為辦公管理不僅是現(xiàn)代組織系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，還會(huì)對(duì)組織系統(tǒng)的運(yùn)行有中的影響作用。在目前常態(tài)下，首先要認(rèn)識(shí)到辦公管理的重要性，然后采用科學(xué)來(lái)推進(jìn)辦公管理，所以不僅是現(xiàn)代辦公管理本身的需求；它更是新常態(tài)環(huán)境下，組織系統(tǒng)自身的要求和必然趨勢(shì)。
二、傳統(tǒng)辦公體系的不足
相對(duì)于傳統(tǒng)的高校行政管理的辦公管理系統(tǒng)對(duì)信息系統(tǒng)的處理還采用紙質(zhì)文件進(jìn)行記錄，這樣就會(huì)消耗很大的人力和財(cái)力、物力。不僅如此，在保存方面，紙質(zhì)文件也存在一定的困難，不僅會(huì)占有一定的空間，而且他容易損害，要進(jìn)行防損和防潮處理。而且時(shí)間越久，積累的資料越多，堆積性也越嚴(yán)重，不方便查閱和檢索。在《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》中就明確寫(xiě)到：“充分利用優(yōu)質(zhì)資源和先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新運(yùn)行機(jī)制和管理模式，整合現(xiàn)有資源，構(gòu)建先進(jìn)、高效、實(shí)用的數(shù)字化教育基礎(chǔ)設(shè)施。加快終端設(shè)施普及，推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)。”因此，為保證各有關(guān)部門管理運(yùn)行的暢通，建立一套有效的信息管理系統(tǒng)就顯得十分必要了。
目前生源的減少，所以各個(gè)高校的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越烈，高校本身規(guī)模又再擴(kuò)大，傳統(tǒng)的行政辦公手段完全不能滿足目前的要求，致使辦公智能化的發(fā)展迫在眉睫，數(shù)字化校園建設(shè)的開(kāi)發(fā)，便于辦公系統(tǒng)的管理，提高工作效率，便于各個(gè)部門的溝通和協(xié)調(diào)，更好地管理。
三、高校運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段的建設(shè)遵循的原則
1、更新觀念、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。
只有隨時(shí)更新自己的管理思想，讓思想與時(shí)俱進(jìn)，才能保證自動(dòng)化辦公化這一新的方法的有效快速的發(fā)展，并被工作者所掌握。應(yīng)用型新建本科院校，靈魂人物是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，如果學(xué)習(xí)的領(lǐng)導(dǎo)改變了管理思想，才會(huì)下決定大力的推進(jìn)自動(dòng)化的辦公實(shí)施，給予資金的投入，保障辦公自動(dòng)化的順利開(kāi)展和從心去接受新方法進(jìn)行辦公的學(xué)習(xí)。
2、規(guī)范管理、健全機(jī)制。
應(yīng)用型本科的辦公自動(dòng)化建設(shè)工作室一個(gè)繁瑣，系統(tǒng)的工作，需要領(lǐng)導(dǎo)的大力管理、結(jié)合自己部門的實(shí)際，設(shè)立自己的管理制度，由簡(jiǎn)單到復(fù)雜，有步驟按計(jì)劃的推行應(yīng)用型院校的辦公自動(dòng)化工作的開(kāi)展。但是辦公軟件最大的問(wèn)題就是安全性，尤其是對(duì)于非計(jì)算機(jī)專業(yè)的工作人員，要提高工作人員的安全防范意識(shí)，學(xué)會(huì)操作的規(guī)范性保障該建設(shè)的可靠實(shí)施。
四、高校運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段的建設(shè)對(duì)策
1、CIO 制度的建立
CIO 是 Chief Information Officer 的縮寫(xiě)。該項(xiàng)目的提出是在1966年，該項(xiàng)目是在1975年在美國(guó)管理崗位給予應(yīng)用的，到了2010年，已經(jīng)有60%的美國(guó)高校都使用了該制度，針對(duì)學(xué)校的信息化管理工作具有極大的推動(dòng)作用，但是我國(guó)的學(xué)校辦公自動(dòng)建設(shè)該項(xiàng)目一直不健全，沒(méi)有辦法更好地在我國(guó)高校中更好地有效實(shí)施。
對(duì)于辦公自動(dòng)化的建設(shè)方面，技術(shù)遠(yuǎn)重要于管理，所以技術(shù)是辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵因素。而關(guān)于CIO的制度實(shí)施方面，最重要的就是崗位的人選的選擇，該人才既要懂得也是知識(shí)也要懂得管理，并且整個(gè)制度要管理層次分明，崗位責(zé)任清楚等特點(diǎn)。
對(duì)于應(yīng)用型本科院校，該負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)該制度的總體措施、各項(xiàng)規(guī)章制度、工作人員的隊(duì)伍建設(shè)和了解具體的工作細(xì)節(jié)，所以最好由懂技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)管理該系統(tǒng)。為了更好的建好CIO系統(tǒng)，要有專門的職能部門配合各院系成立專門的委員組，進(jìn)行全轄的發(fā)展規(guī)劃、指定政策、制定標(biāo)準(zhǔn)、任務(wù)分解等。委員涉及的部門有：校辦、教務(wù)處、督導(dǎo)處、圖書(shū)館等部門。從教學(xué)到學(xué)生工作逐步實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化過(guò)程，保證該工作的有序進(jìn)行。
2信息基礎(chǔ)建設(shè)的完善
應(yīng)用型本科院校普遍（未完，下一頁(yè)）
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