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信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究
興化市退役軍人事務(wù)局 鄒惠 2019/11/7 13:53:11
摘要：檔案涉及到人們?nèi)粘９ぷ�、生活過程中的一系列文字信息及圖像信息，在人類發(fā)展的歷史上，檔案管理工作具有一定的重要性，由檔案信息所傳遞的資料對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治及文化等相關(guān)事務(wù)的策略確定有著重要的指導(dǎo)作用，因此本就基于信息時(shí)代這一發(fā)展背景，對(duì)檔案管理工作相關(guān)問題進(jìn)行研究，首先對(duì)各企事業(yè)單位檔案管理工作概況進(jìn)行描述，提出檔案管理工作存在的一些問題，接著筆者根據(jù)檔案管理工作所存在的問題，提出了創(chuàng)新檔案管理工作的具體手段，以期推動(dòng)各企事業(yè)單位的檔案管理工作效率進(jìn)一步提升。
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新；效率
高效率的檔案管理手段幫助人們順利完成一系列信息數(shù)據(jù)的收集和記錄工作，也為日后人們對(duì)信息資料的查詢提供可靠的理論依據(jù)，多年來，人們?cè)跈n案管理工作方面積累了大量的經(jīng)驗(yàn)，但進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，信息科技無(wú)疑對(duì)檔案管理工作帶來了巨大的沖擊，日常的檔案管理工作不再需要人工進(jìn)行單一的歸檔整理，檔案管理工作人員還需要充分利用所擁有的一系列信息化技術(shù)手段，對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化歸類，這不僅能提升檔案管理工作的效率，還能加強(qiáng)檔案管理工作的安全性，下面本文就對(duì)此進(jìn)行具體分析。
一、檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀
檔案管理工作為我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化的穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮著正面效應(yīng)，從國(guó)家層面來看，機(jī)密性檔案的內(nèi)容與國(guó)家的政治經(jīng)濟(jì)利益息息相關(guān)，因此部分檔案管理工作具有高度的機(jī)密性；從企事業(yè)單位的層面來看，企事業(yè)單位的檔案管理工作涉及到企事業(yè)日常經(jīng)營(yíng)發(fā)展、辦公事務(wù)等數(shù)據(jù)資料的保存和完善，從歷史的數(shù)據(jù)信息中，企事業(yè)單位也能夠?qū)で螽?dāng)下及未來發(fā)展的策略和方向；從個(gè)人層面來看，參與國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活的個(gè)人所攜帶的檔案信息，與個(gè)人的生活工作息息相關(guān)，因此檔案管理工作需要不斷強(qiáng)化以滿足不同層面群體的需求。
從目前的檔案管理工作來看，企事業(yè)單位的檔案管理工作也存在一定的漏洞，首先在檔案的搜集過程中，眾多檔案管理人員還將視角放在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息的分類保存上，而沒有對(duì)電子化信息數(shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行分類管理，企事業(yè)單位涉及到的檔案數(shù)量眾多，部分檔案中不僅有紙質(zhì)檔案信息，還包括一系列具體的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)材質(zhì)檔案，在搜集過程中，檔案管理人員沒有對(duì)其加以保護(hù)，那么所得到的檔案信息就失去了準(zhǔn)確性；其次，在具體的檔案保管過程中，檔案管理工作人員注重對(duì)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)，卻忽略了檔案材料的保護(hù)和儲(chǔ)存，部分檔案在進(jìn)行保存的過程中對(duì)環(huán)境有較高的要求，潮濕、過熱的環(huán)境容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案信息材料的腐爛，由此可見檔案管理工作人員對(duì)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)中實(shí)際檔案材料的忽略，也是檔案管理工作存在的一大漏洞；另外，檔案管理工作暴露了另一個(gè)問題是檔案管理制度的缺乏，我國(guó)眾多企事業(yè)單位都沒有在單位內(nèi)部建立完善的檔案管理制度，部分單位也僅僅是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，而沒有根據(jù)現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展建立科學(xué)有效的信息化段管理制度。
二、信息時(shí)代下創(chuàng)新檔案管理工作的手段
1、充分利用信息化技術(shù)，建立檔案管理軟件平臺(tái)
檔案管理工作包括檔案的收集、檔案信息的整理、檔案資料的保管、檔案的鑒定、檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和檔案的提供等一系列活動(dòng)，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要涉及的是紙質(zhì)信息及圖像資料，進(jìn)入信息化發(fā)展的時(shí)代，當(dāng)今的檔案管理工作更具靈活性，不僅涉及到一系列實(shí)體檔案的保管，更囊括了大量的電子數(shù)據(jù)信息檔案的整理。進(jìn)入信息化發(fā)展的時(shí)代，人們的生活和日常的工作都與信息技術(shù)緊密相連，目前檔案管理工作的創(chuàng)新也應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，具體來說，在檔案管理工作開展的過程中，檔案管理部門工作人員應(yīng)當(dāng)充分把握企事業(yè)單位開展檔案管理工作的具體需求，應(yīng)用信息化技術(shù)建立企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，必要時(shí)也可以構(gòu)建企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理軟件平臺(tái)來提升企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的效率。
2、開發(fā)信息技術(shù)端口，建立的檔案信息共享機(jī)制
基于信息時(shí)代背景，檔案管理工作人員應(yīng)學(xué)會(huì)充分運(yùn)用信息技術(shù)開展一系列管理工作，企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作也應(yīng)充分考慮到信息共享的需求，例如對(duì)于政府部門間檔案管理工作，信息共享端口的開立幫助政府各部門拉近距離，實(shí)現(xiàn)辦公事務(wù)的快速交流，對(duì)于高校方，各高校之間也可以建立檔案管理信息共享端口加強(qiáng)相互間的學(xué)術(shù)信息交流；其次，各部門人員也應(yīng)加強(qiáng)隊(duì)檔案管理軟件平臺(tái)的學(xué)習(xí)，必要時(shí)可以設(shè)計(jì)部門人員網(wǎng)絡(luò)身份識(shí)別程序，建立信息收集處理上傳和下載的端口，在這樣的軟件平臺(tái)下，企事業(yè)單位各部門成員都能夠積極參與到檔案管理工作中來，提高檔案管理工作的效率，其中網(wǎng)絡(luò)信息身份識(shí)別端口的設(shè)立也加強(qiáng)了檔案管理工作的安全性。
三、結(jié)束語(yǔ)
檔案管理工作與日常企事業(yè)單位的運(yùn)行息息相關(guān)，社會(huì)系統(tǒng)的良好運(yùn)行也離不開高效的檔案管理工（未完，下一頁(yè)）
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