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事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施
興化市退役軍人事務(wù)局 鄒惠 2019/11/7 13:53:55
摘要：隨著改革開放的步伐不斷加快，我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技正處于高速發(fā)展階段，在這樣的大環(huán)境大背景下，檔案管理作為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的重點(diǎn)項(xiàng)目，也面臨著管理手段的革新。如今，具有公益性質(zhì)的事業(yè)單位面臨著越來(lái)越多的數(shù)據(jù)信息，信息技術(shù)的介入大大提高了事業(yè)單位的檔案管理效率。但檔案管理信息化建設(shè)還存在一些問(wèn)題亟待解決，制約了檔案管理的效果水平。本文從檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題入手，針對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提出具體的解決措施，以期為事業(yè)單位檔案管理工作者提供參考。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化管理；問(wèn)題；措施
事業(yè)單位的檔案管理工作雖然看起來(lái)簡(jiǎn)單但卻繁瑣，并且對(duì)單位的各方面信息管理起著至關(guān)重要的支撐作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力且占據(jù)空間資源，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的工作需求，在現(xiàn)代信息技術(shù)的影響下，信息化的檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的新趨勢(shì)，因此，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)探討是極其有必要的。
一、檔案管理信息化建設(shè)的概念
“事業(yè)單位作為國(guó)家設(shè)立的服務(wù)型機(jī)構(gòu)，承擔(dān)者重要的社會(huì)職能與任務(wù)，在發(fā)展過(guò)程中，需要詳細(xì)記錄好行業(yè)發(fā)展情況，通過(guò)總結(jié)提升工作效率與質(zhì)量�！盵1]因此，檔案管理對(duì)事業(yè)單位的內(nèi)部管理與整體發(fā)展尤為很重要，檔案管理信息化也成為新的管理潮流。
檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過(guò)程，通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作水平現(xiàn)代化，重新思考檔案管理的新情況，新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。包括檔案信息的數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)等。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
1.管理人員素質(zhì)不夠，對(duì)信息化技術(shù)掌握程度較低
人是管理的核心。在事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，借助信息技術(shù)能夠提升工作效率，節(jié)省紙質(zhì)資料占地空間，優(yōu)化人力資源，但人才是檔案管理中的核心因素。在很多事業(yè)單位中，一方面，由于工作人員中的年齡構(gòu)成以年長(zhǎng)者居多，對(duì)于信息技術(shù)的掌握不夠熟練，僅僅將檔案簡(jiǎn)單的收集和分類，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和歸納總結(jié)，沒(méi)有建立完整的電子檔案目錄，導(dǎo)致檔案信息化程度較低；而年輕人又認(rèn)為檔案管理工作枯燥繁瑣沒(méi)有挑戰(zhàn)性，對(duì)于這項(xiàng)工作的積極性不高，不愿意承擔(dān)檔案管理工作�！翱茖W(xué)的檔案管理，是需要專業(yè)知識(shí)做支撐和后盾的�！盵2]部分檔案管理工作者有工作熱情，但迫于業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，信息素養(yǎng)和信息處理能力沒(méi)有及時(shí)得到相應(yīng)的提升，也不能將檔案管理信息化建設(shè)工作完成好。
2.檔案管理信息化系統(tǒng)設(shè)施較差
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的困難也表現(xiàn)在對(duì)信息化系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)的資金投入較少。很多事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理有紙質(zhì)版資料足以，不注重電子信息系統(tǒng)建設(shè)，電子系統(tǒng)跟不上工作需求使得檔案管理信息化建設(shè)工作受到限制。
3.檔案信息化管理制度不完善
“檔案管理制度的確立是檔案規(guī)范化管理的重要保障，只有具備健全的管理制度才能夠促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作得到良好發(fā)展。”[3]目前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理制度還存在諸多問(wèn)題，檔案管理工作者執(zhí)行工作時(shí)沒(méi)有完善的制度可依遵循，這也是檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的一大困難。
三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在問(wèn)題的解決措施
1.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高信息技術(shù)水平
為解決事業(yè)單位檔案管理工作者信息技術(shù)水平不高的問(wèn)題，事業(yè)單位在前期招聘時(shí)應(yīng)對(duì)該崗位做出具體的專業(yè)、學(xué)歷、計(jì)算機(jī)操作水平的設(shè)定，對(duì)其檔案管理的理論與實(shí)操水平進(jìn)行檢驗(yàn)，理論與實(shí)操均符合標(biāo)準(zhǔn)后才可錄用；同時(shí)，應(yīng)全面加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)，包括入職培訓(xùn)和在職培訓(xùn)，從而使檔案管理工作者能更快更好地適應(yīng)崗位。
2.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)，革新檔案信息管理方式
信息化、智能化辦公已成為辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)，如果配套設(shè)施不夠完善，勢(shì)必會(huì)影響電子檔案的管理，如檔案信息錄入不準(zhǔn)確或信息丟失，長(zhǎng)此以往影響單位內(nèi)部管理工作。各事業(yè)單位應(yīng)加大資金投入，設(shè)立信息化管理專項(xiàng)資金，對(duì)辦公軟件做一個(gè)系統(tǒng)提升，更好地促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的開展；同時(shí)，可與外包IT公司進(jìn)行商務(wù)合作，將IT公司的資源引入單位，促進(jìn)人才、資金等社會(huì)資源的流動(dòng)，同時(shí)也可加強(qiáng)本單位人員的學(xué)習(xí)。
3.建立健全檔案管理工作制度，讓工作有制度可依
針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作信息化程度不斷增強(qiáng)的情況，各事業(yè)單位應(yīng)從制度層面對(duì)檔案管理工作加以規(guī)范，先從具體工作著手，從當(dāng)前使用的規(guī)章制度與工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行全面透徹的分析，以（未完，下一頁(yè)）
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