電子文件對檔案工作的影響及對策
(作者未知) 2009/6/18
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檔案學理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象,電子文件出現(xiàn)以后,檔案工作的對象發(fā)生了變化,其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充,原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等,都將成為檔案學理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術處理工作,實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導,保護電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構,保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存,因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證,所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進行復制,以防止信息損失。
3使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的,隨著人們對利用服務工作的重視,使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結(jié)構只反映紙質(zhì)檔案的情況,隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此,在原有平面結(jié)構基礎上,又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容,就構成三維空間,形成了立體化的管理結(jié)構。
4檔案人員知識結(jié)構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新,引進、消化、適應信息技術的成果,使檔案人員擁有廣博的知識,以適應信息技術發(fā)展的需要。可以肯定,加快檔案人員知識結(jié)構的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策
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