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衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案兩級管理探討
（作者未知） 2009/6/18
（接上頁）保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎(chǔ)性的材料 只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統(tǒng)一布署和指導(dǎo)下進(jìn)行的。
2站級管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高
首先，站級業(yè)務(wù)檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對于站領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于站級業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而 是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進(jìn)一步的加工，形成分析性報(bào)告，從而促進(jìn)了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，站檔案室人員針對業(yè)務(wù)檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務(wù)，有利于防疫機(jī)構(gòu)科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。
3科級管理是有利于滿足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要
防疫業(yè)務(wù)有延續(xù)性，在對監(jiān)測點(diǎn)、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形 成的監(jiān)督監(jiān)測檔案；特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案還要不斷進(jìn)行補(bǔ)充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時(shí)滿足衛(wèi)生 防疫的日常需要。
四、兩級管理的實(shí)施
1建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)
兩級管理是通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實(shí)現(xiàn)有序的實(shí)施。因此，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò) 是這產(chǎn)行衛(wèi)生防疫檔案兩級管理的組織保障。
建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)即在站一級設(shè)立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員 會(huì)，負(fù)責(zé)全站包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，并協(xié)調(diào)解決在實(shí)行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據(jù)站檔案管理委員對業(yè)務(wù)檔案 的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，除管理站級業(yè)務(wù)檔案外，還要對科級業(yè)務(wù) 檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。各
科設(shè)兼職檔案員，在站檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行站級業(yè)務(wù)檔案的歸檔及科級業(yè)務(wù)檔案的管理。這樣的檔案工作網(wǎng)絡(luò)使業(yè)務(wù)檔案由無序變?yōu)橛行虻墓芾怼?br>
2建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔案管理制度
對種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的業(yè)務(wù)檔 案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時(shí)，站檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，再結(jié)合衛(wèi)生部“全國衛(wèi)生防疫工作規(guī)范”關(guān)于業(yè)務(wù)活動(dòng)形成材料范 圍的規(guī)定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的各科站級和科級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務(wù)檔案也要同站級業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確�？萍墮n案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴(yán)格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。
3加強(qiáng)對兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)
各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù)，檔案知識(shí)相對貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù) 學(xué)習(xí)列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，進(jìn)行學(xué)分評定，以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時(shí)，檔案室人員也要主動(dòng)指導(dǎo)科室立卷和編目。
4推行責(zé)任制，加強(qiáng)考核
各級防疫站在推行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制時(shí)，應(yīng)將業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔也明確列入科管理中，制定相應(yīng)的考核指標(biāo)，定期對各科進(jìn)行考核，與獎(jiǎng)金掛鉤，這是確保兩級管理實(shí)施的十分重要的措施。此外，應(yīng)將業(yè)務(wù)材料的歸檔列入全站業(yè)務(wù)人員年終考核評分標(biāo)準(zhǔn)中，從而真正確保業(yè)務(wù)檔 案的收集歸檔。
綜上所述，將業(yè)務(wù)檔案實(shí)行兩級管理，是衛(wèi)生防疫站貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要，隨著業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展，它將會(huì)更加完善，一定會(huì)為衛(wèi)生防疫站業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮重要作用。
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