|
高校檔案工作“目錄管理”辨析
（作者未知） 2009/6/18
高校檔案工作“目標管理”的提出，為高校檔案工作提出了一個近期工作目標。自推行以來，通過對高校的檔案工作量化的測試和標準的評定，使其在檔案工作管理體制 、列入學校各項管理、檔案工作業(yè)務建設、檔案信息開發(fā)利用等方面受到了全面地檢驗、規(guī) 范地考核，從近幾年推廣的情況看，對高校檔案工作確實起到了一定的推動作用。高校檔案工作自此有了一個統(tǒng)一的衡量尺度，各校檔案管理水平在此標準尺度的衡量下，優(yōu)者勝出。而今，通過研究其推行的過程，執(zhí)行的效果，分析其對高校檔案工作的現(xiàn)實作用，探尋其可 能產(chǎn)生的中期影響。高校檔案“目標管理”的推行狀況和實施特點：
1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發(fā)展進程
(1)增強檔案意識，建立高校檔案領導體制
近年來，凡申報考評的學�；窘⑵鹣鄳臋n案工作領導體制以及與學校整體發(fā)展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強領導對檔案工 作進行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數(shù)學校將檔案工作納入學校的中期規(guī)劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境 。
(2)加強隊伍建設，檔案管理形成網(wǎng)絡
隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質均有較大幅度提高。多數(shù)學校已形成由學 校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成 “目標管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。
(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發(fā)展
由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發(fā)展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊 ，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規(guī)范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。
(4)檔案基礎業(yè)務建設步入規(guī)范化、標準化軌道。
高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標準而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學、規(guī)范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與 學�？蒲谐晒b定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現(xiàn)了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數(shù)試點高校在經(jīng)歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再 上新臺階奠定了基礎。
(5)引入現(xiàn)代化手段，主動開發(fā)檔案信息資源
高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉換被 動服務方式，突出主動服務特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了 利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。
2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益
(1)硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發(fā)手段得到改善。
高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現(xiàn)代化設備，并配備了與之相應的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。
(2)軟件收益顯著提高：
領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評，其考核過程和結果在校內引起關注和重視， 客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業(yè)務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉�？己撕吞岣�。檔案工作的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅實 的基礎。
從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發(fā)展階段的轉折點。
3從推進程度分析其實施（未完，下一頁）
|
|
|