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談計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件與檔案管理中應(yīng)用的三階段
（作者未知） 2009/6/18
（接上頁）作、傳輸或處理的文件。⑦我國《ＣＡＤ電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》ＧＢ／Ｔ１７６７８－１９９９ 把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識別的文件 最早產(chǎn)生于本世紀(jì)４０－５０年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至９０年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認(rèn)識電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用ＣＩＭＳ的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
綜上可見，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。
需要指出的是：上三個階段的劃分，并不是依次替代關(guān)系。由于在任何一個企業(yè)，尤其是大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)，在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上很難一步到位，所以在企業(yè)中，三個階段，或者其中的兩個階段往往是長期并存的。但可以肯定地說：隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。據(jù)有關(guān)調(diào)查，在１９９８年，５００家國有工業(yè)企業(yè)中已有８８％的企業(yè)采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，５０２％企業(yè)的建成了與國家或省級信息中心聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)。⑩顯然，電子文件階段將是２１世紀(jì)現(xiàn)代企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的發(fā)展方向與必然趨勢。筆者將另作文闡述企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)作的有關(guān)問題。
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