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對以文件為單位組織室藏的幾點認識
（作者未知） 2009/6/18
以文件為單位組織室藏，是由少數(shù)單位檔案部門發(fā)起并已產(chǎn)生了一定影響的管理方式。對于這種管理方式，檔案界各說不一，筆者以此文參與對這個問題的討論。
一、以文件為單位組織室藏消除了傳統(tǒng)的檔案觀念
傳統(tǒng)的檔案觀念，案卷是基本單元。案卷是構成全宗的基本單位，案卷特征揭示了卷內文件某一共性。它是由卷內若干文件、卷內文件目錄和備考表組成，以卷（或盒、袋、冊）構成保管單位。該保管單位還應具有案卷標題、案卷編號、案卷分類號、作者、時間、保管期限、卷內文件份數(shù)等若干標識，形成一個完整的案卷概念。
而以文件為單位組織室藏，則使?檔案"或"案卷"的基本特征不復存在。單份歸檔文件作為室藏的基本保管單位，首先使"檔案"這一概念發(fā)生了嬗變。檔案，是"機關或企業(yè)等分類保存的文件和材料。"①"是按一定規(guī)律集中保存而形成文件材料的組合…。相對的系統(tǒng)化、文件的有機體系才是檔案區(qū)別于文件的本質屬性之一。"②這里給檔案所下的定義是：１ 檔案是由若干份文件按照一定規(guī)律形成的組合體，是文件集合的概念。２ 檔案與文件相互區(qū)別的本質屬性，是文件的系統(tǒng)化和有機聯(lián)系，而所謂的文件系統(tǒng)化和有機聯(lián)系，一般是指文件按類別特征、問題特征、職能特征等構成的相互之間的關系。沒有這些特征和相互關系，只靠文號聯(lián)系，顯然就是缺乏文件形成規(guī)律的有機聯(lián)系，也就是從根本上抹煞了檔案與文件的本質區(qū)另別。這樣，以單份文件為保管單位，則使"檔案"的概念蕩然無存。那么，檔案室、檔案管理、檔案管理人員、檔案全宗以及《檔案法》中所述一些基本術語的概念都失去了本質上的意義。皮之不存，毛之焉附﹖
二、以文件為單位組織室藏不適用于科技、聲像等門類檔案管理
以單份文件組織室藏，從目前狀況分析，僅僅適用于原來意義上的文書檔案。文書檔案中的單份文件，相對獨立性很強，或者說本來就是互相獨立的案卷單元。以其為基本單位組織室藏，只要考慮好如何過渡，如何檢索即可。而科技檔案則與此相反。某一工程項目、某一產(chǎn)品或某一臺設備的檔案，不管是僅有幾份科技文件或幾張圖紙，還是若干案卷，卷內文件或圖紙的自然聯(lián)系是不容分割的。它的各種文件、圖紙，仿佛人的肌體，合則生命存在，失則生命喪失。會計檔案、人事檔案和聲像檔案都存在諸如此類的問題。會計憑證是由若干份憑證以旬或月為單位合訂，組成保管單位的。如果以單份憑證為單位保管，則會給管理和查找利用帶來不少的麻煩。人事檔案往往以某個人為單位組成案卷，如果將某一個人案卷中的各種材料打亂，單份保管，也是不合情理的。聲像檔案是由某一盤錄相帶或某一片磁盤組成自然保管單位的，其上面記述了若干份文件或若干項活動，也無法將它們硬性分開單獨保存。光盤檔案更是以數(shù)千乃至上萬份的文件組成一個自然保管單位，更是無法將其中的某一份文件分開管理。
如果在一個檔案全宗內實行以單份文件為單位組織室藏，其它門類歸檔材料以案卷為單位組織室藏，必然給檔案的分類、編號、編目、統(tǒng)計、保管等項工作帶來明顯的差別，這種差別是否會給管理帶來諸多的不便呢﹖
三、以文件為單位組織室藏不適用于手工管理
歸檔文件的最初登錄形式，是發(fā)文簿或收文簿。根據(jù)手工管理檔案的經(jīng)驗，通過收發(fā)文簿查找歸檔文件，一般是萬不得已而為之的事情。這主要是由于這種檢索途徑幾乎是漫無邊際的查找。文件的六大特征，其中僅有文號這一線索一般單位的各種收文由于采取按時間順序混編的方法，此線索則無 。而按發(fā)文文號查找，只是在所查文件的文號準確無誤的情況下才可以順利查到。如果不清楚所查文件的文號及準確的發(fā)文日期時間長了，多數(shù)檔案利用者難以提供出這一查找線索 ，同時沒有其它檢索途徑或標識加以配合，那么，只能從文件標題中查找，這往往會將發(fā)文簿從頭翻到尾，其效率極低。在一個年收文數(shù)千份的機關，用此方法查找某一份收文，更如同大海撈針。由于收發(fā)文登記中摻雜了若干不歸檔文件，須有明確標識才可以辨別歸檔和不歸檔文件。如果將歸檔文件加以逐份標識，則增大了管理上的工作量。但是，手工檢索單份歸檔文件，確實需要重新編制一份歸檔文件目錄。對于身兼多職的基層檔案管理人員來說，手工編制數(shù)千份歸檔文件目錄，又是一件令人頭痛的煩事，而編制完畢的這份歸檔文件目錄，究竟能提供幾種檢索途徑，能否實現(xiàn)有效、快速的檢索，都是有待解決的問題。
單份文件保管，不甚適宜裝盒。其理由之一是：某一年度若干份文件，是按月裝盒，還是按形成部門裝盒﹖按月裝盒，可以不打亂文號，可保持按文號順序檢索文件這一途徑。但由于每月發(fā)文數(shù)量不均，有的２棧掣鱸路⑽目勺奧緩�，有的一各|碌姆⑽囊埃矖３盒。這種裝盒的文件失去了月份（未完，下一頁）
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