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對(duì)以文件為單位組織室藏的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)
（作者未知） 2009/6/18
（接上頁(yè)）特征而無(wú)助于檢索。按發(fā)文部門將文件裝盒，由于各部門發(fā)文數(shù)量懸殊較大，也存在著按月份裝盒文件數(shù)量不均引起的問(wèn)題。
此外，按發(fā)文部門裝盒，打亂了原有的發(fā)文文號(hào)次序，而企業(yè)改革時(shí)期，機(jī)構(gòu)名稱不統(tǒng)一、不規(guī)范、常變動(dòng)，機(jī)構(gòu)重疊或過(guò)度精簡(jiǎn)造成職能界限不清，形成亂發(fā)文現(xiàn)象，在打亂了文號(hào)排序之后，按部門檢索文件，可能使某些文件極難找到。另外，本單位文件按部門裝盒可以，相當(dāng)數(shù)量的收文又如何裝盒、如何查找呢﹖理由之二是：沒(méi)有一定特征的文件裝盒，基本上是一種簡(jiǎn)單的文件數(shù)量上的匹配，而任何一種打亂文號(hào)排序的匹配，如果失去了文件間有機(jī)聯(lián)系，都必然會(huì)增加檢索難度。所以，以單份文件組織室藏，一般只適用于文件打捆這一種形式。從便于檢索方面考慮，不如分成發(fā)文、收文，發(fā)文按文號(hào)排序，收文按原發(fā)文單位的文號(hào)由小到大各自排序，然后只做簡(jiǎn)單捆扎放入檔案柜內(nèi)。但是，這一種方法由于不存在文件間有機(jī)聯(lián)系，同樣使檢索變得繁瑣。而繁瑣的檢索方式，在成年累月、來(lái)回倒去的翻找中，必然加大文件的磨損程度，不利于文件的保護(hù)。采用木架保存的文件，失去卷盒的保護(hù)，使得灰塵和不相適宜的溫濕度、光照，毫無(wú)障礙地穿透文件，必定引起文件過(guò)早老化。
不同期限的文件混存在一起，不利于永久保存的文件得到一個(gè)適宜的環(huán)境，而按"三條鞭"分開(kāi)期限保存文件，使一年的若干種類、若干份文件分成三捆，查找難度倍增。
四、應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理改革采取正確的態(tài)度
以單份文件為保管單位組織室藏，無(wú)疑是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式的重大改革。而檔案工作改革，又是自身發(fā)展的要求。從發(fā)展的觀念看問(wèn)題，這一改革方式還是有著一定生命力的。它表現(xiàn)為：在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案中推行以單份文件組織室藏，適用于計(jì)算機(jī)管理。使用計(jì)算機(jī)管理歸檔文件最好是全文錄入、全文檢索 ，文件的檢索、利用、復(fù)制一般地可脫離原件，原件采用何種管理方式，對(duì)于檢索便利與否影響甚微。
由于單份文件存在著自然的相對(duì)獨(dú)立性，可以允許我們將傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式進(jìn)行改革，推廣計(jì)算機(jī)單份歸檔文件的管理，還可以與文件中心的管理體制改革相呼應(yīng)，以現(xiàn)代化的文件管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。而其它門類檔案能否適用于單份文件保管，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行調(diào)查研究和反復(fù)論證，不宜在推行單份文件為保管單位這一方式中搞"一刀切"，而應(yīng)視具體條件具備與否適時(shí)酌情而定。
以單份文件組織室藏與以案卷為單位組織室藏，是帶有根本性區(qū)別的兩種不同保管方式。傳統(tǒng)的檔案保管方式被另外一種全新的文件保管方式所取代，人們的傳統(tǒng)檔案管理觀念為新的文件管理觀念所取代，不僅僅是檔案管理方式上的革新，也是管理觀念上的重大變革。如何在實(shí)現(xiàn)某種管理方式變革的同時(shí)，成功地實(shí)現(xiàn)人們思想觀念上的轉(zhuǎn)變，同樣是應(yīng)當(dāng)予以充分考慮的問(wèn)題。
筆者是以滿腔的熱忱支持檔案管理方式改革的，但拙文中所論并不是無(wú)中生有，也不是杞人憂天，更不能理解為對(duì)檔案工作改革的保守與抵觸。如果在全國(guó)范圍內(nèi)推行某一種新的檔案管理方式，不僅要考慮到現(xiàn)實(shí)狀況，更需考慮到未來(lái)的變化；不僅要考慮到在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中進(jìn)行改革的必要性，更需要考慮到其它各門類檔案管理改革的可行性；不僅要考慮到在某些地區(qū)、某些行業(yè)推行新標(biāo)準(zhǔn)的條件性，更需要考慮到在全國(guó)范圍內(nèi)推廣新標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)雜性。我們既需要熱烈而勇敢的改革開(kāi)拓精神，更需要冷靜和周密的科學(xué)態(tài)度，這樣才可使在傳統(tǒng)的蘭臺(tái)土壤中新生的事物能夠步入科學(xué)的和符合某種規(guī)律的發(fā)展軌道，健康地成長(zhǎng)與發(fā)育起來(lái)。
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