|
半現(xiàn)行文件的科學(xué)處置：三者并存
（作者未知） 2009/6/18
文件生命周期理論告訴我們，文件從其形成直至最后銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程，在這個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過程中文件先后表現(xiàn)出三種明顯不同的價(jià)值形態(tài)，因而文件的整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過程具有明顯的階段性特征，可劃分為三個(gè)階段，分別稱之為文件的現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期和非現(xiàn)行期。雖然文件運(yùn)動(dòng)本質(zhì)上與文件的移交、何存地點(diǎn)變化和管理方式變化并無直接聯(lián)系，但劃分文件運(yùn)動(dòng)階段的目的是為了更好地管理文件，因此文件在其整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過程的各運(yùn)動(dòng)階段內(nèi)應(yīng)分別采用何種存放地點(diǎn)和管理方式為宜，這便成為我們必須考慮和解決的問題。
現(xiàn)行文件應(yīng)存放于文件的形成、使用部門，非現(xiàn)行文件應(yīng)存放于檔案館，已形成共識(shí)，且世界各國普遍如此，而如何科學(xué)處置半現(xiàn)行文件卻存在著不同的構(gòu)想、不同的做法。我國傳統(tǒng)檔案管理體制要求每一立檔單位都應(yīng)建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作，這實(shí)質(zhì)上客觀地規(guī)定了由這種單位內(nèi)部建立起來的基層檔案管理部門來承擔(dān)本單位半現(xiàn)行文件的管理，這一半現(xiàn)行文件的處置模式顯然充分體現(xiàn)了它既不同于現(xiàn)行文件的處置方式，也不同于非現(xiàn)行文件的處置方式。如何科學(xué)地處置半現(xiàn)行文件使成為我國當(dāng)前檔案學(xué)理論和實(shí)踐中迫切需要解決的一個(gè)重要問題，為此讓我們先來剖析一下世界范圍內(nèi)處置半現(xiàn)行文件的各種模式。
一、文件中心
文件中心是國外許多國家處置半現(xiàn)行文件管理的一種組織形式，它的設(shè)置并不隸屬于哪一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)建立的介于若干文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的社會(huì)化文件管理機(jī)構(gòu)，并擁有人、財(cái)、物和管理自主權(quán)，其人員編制屬單獨(dú)列編的檔案管理事業(yè)編制。經(jīng)費(fèi)靠行政撥款。文件中心完全代替各機(jī)關(guān)管理半現(xiàn)行文件，中心內(nèi)的半現(xiàn)行文件只為形成單位服務(wù)，不向社會(huì)開放，文件在中心內(nèi)只作過渡性保存，一部分期滿后銷毀，另一部分需永保存的中心負(fù)責(zé)向相關(guān)檔案館移交。顯然文件中心充分體現(xiàn)了半現(xiàn)行文件管理的特色，既不同于現(xiàn)行文件的處置，也不同于非現(xiàn)行文件的處置，過渡性地處置只為形成單位服務(wù)的半現(xiàn)行文件，完全按照文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律辦事。
由于文件中心突出了對(duì)半現(xiàn)行文件實(shí)行社會(huì)化、集約化和專業(yè)化管理的特點(diǎn)，因此它往往具備良好的文件管理硬件設(shè)施，穩(wěn)定而又業(yè)務(wù)素質(zhì)較好的文件管理者隊(duì)伍，這些軟硬件條件確保了文件中心的半現(xiàn)行文件能得到科學(xué)管理，另外它合理高效地解決了文悠揚(yáng)管理所需的人、財(cái)、物，從整體上能夠省人、省庫房、省裝具、省錢，降低了文件管理費(fèi)用�？傊募行牡慕⒓瓤梢詼p輕各文件形成單位的負(fù)擔(dān)，又可以減輕檔案主管部門的工作量，既能夠承擔(dān)起半現(xiàn)行文件的科學(xué)管理，方便形成單位的查找利用，又符合高效精簡節(jié)約的原則，成效顯著。也正因如此，文件中心能在國外許多國家得到普及和推廣。
但是，文件中心并非萬能，這種由政府撥款建立的文件中心并沒有也不可能針對(duì)一個(gè)地區(qū)的所有單位，它主要吸收一個(gè)地區(qū)內(nèi)的各機(jī)關(guān)，那么對(duì)于這種文件中心吸收之外的單位，我們又該如何科學(xué)地處置它們的半現(xiàn)行文件呢
二、商業(yè)性文件中心
受文件中心的鼓舞和啟發(fā)，歐美許多國家在建立文件中心后不久又建立了商業(yè)性文件中心。商業(yè)性文件中心也是處置半現(xiàn)行文件管理的一種組織形式，它同文件中心一樣，其設(shè)置也并不隸屬于哪一個(gè)文件形成單位，而是按地區(qū)建立的社會(huì)化文件管理機(jī)構(gòu)，并擁有人、財(cái)、物和管理自主權(quán)，同樣完全代替各有關(guān)單位管理半現(xiàn)行文件，中心內(nèi)的文件只有形成單位服務(wù)，不向社會(huì)開放，形成單位需要利用自己的文件時(shí)，它們應(yīng)及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地提供，且允許帶回本單位使用，形成單位不會(huì)因文件脫離自身進(jìn)入中心而感 到利用不便。所不同的是，商業(yè)性文件中心代替各有關(guān)單位管理其半現(xiàn)行文件時(shí)并非無償，而是實(shí)行有償形式，要求各有關(guān)單位按規(guī)定付給商業(yè)性文件中心一定的管理費(fèi)用。商業(yè)性文件中心的管理費(fèi)用和保同薪水并不靠政府撥款解決，而且以此來籌集，甚至還要盈余，創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)效益，因此商業(yè)性文件中心是一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)體。不管如何，商業(yè)性文件中心顯然也充分體現(xiàn)了半現(xiàn)行文件管理的特色，完全按照文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律辦事。
|