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淺談檔案縮微品的利用
（作者未知） 2009/6/18
一、利用縮微品的方法
對于查閱檔案的利用者，我們首先將利用者提供的線索輸入計算機進行查詢。如果利用者需要調(diào)閱的檔案已縮微復(fù)制，我們將向利用者提供檔案縮微品。通過計算機檢索，獲知利用者所需信息的縮微號，調(diào)閱縮微品提供利用。在單位條件允許的情況下，可以通過縮微品計算機輔助檢索系統(tǒng)(CAR系統(tǒng))查詢所需信息，從而提高查閱檔案的效率。
直接查閱縮微品，對于大多數(shù)利用者來說比較陌生、不習(xí)慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示，直到利用者可以獨立操作為止。如果遇到機密性強的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對于不能很快獨立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對那些經(jīng)�；蜷L期的縮微品利用者，可以專門為他們預(yù)留閱讀品，以方便使用。這樣即擴大了縮微復(fù)制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負(fù)擔(dān)。
對于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經(jīng)編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經(jīng)審定開放，可以對封套片重新進行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經(jīng)審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機密安全的矛盾。
我們還可以根據(jù)利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)姆绞教峁├谩＊?br>
二、創(chuàng)建良好的閱讀環(huán)境
創(chuàng)建一個良好的閱讀環(huán)境，不但需要有高質(zhì)量的縮微品和檢索手段，還需要合適的閱讀和復(fù)印還原設(shè)備及精干的工作人員，這樣可以最大限度的降低利用者使用縮微品的抵觸情緒。
一個良好的閱讀環(huán)境，需要縮微品閱覽室內(nèi)燈光亮度要合適，其燈光亮度與閱讀器屏幕亮度之比為1：3�？s微品閱覽室內(nèi)閱讀器應(yīng)按“口”字排列或在四周放置，閱讀復(fù)印機要放在角落里，避免互相干擾。放置閱讀器還要預(yù)留下足夠的書寫空間。提供可調(diào)節(jié)高度且有后背的椅子，使不同高矮的利用者均能平視閱讀器屏幕三分之二高度，這樣可以部分減輕閱讀疲勞。工作人員必須耐心地向新利用者教授縮微閱讀設(shè)備的使用方法，各種縮微品和閱讀設(shè)備的指示信號和每臺機器的圖示都能幫助利用者掌握操作方法。其中來回卷片最容易出現(xiàn)問題，乎沒有一個利用者第一次取片的方法是正確的�，F(xiàn)在，利用片一般提供的是負(fù)片。雖然正片符合人們的閱讀習(xí)慣，但由于縮微品是燈光投影閱讀，長時間閱讀正片比負(fù)片易疲勞，而且考慮到塵土、損傷及高縮率的影響，一般以提供負(fù)片為好。
一個良好的閱讀環(huán)境，要求縮微品閱覽室的工作人員每周對鏡頭、屏幕檢查和清潔一次，還要提醒檔案工作人員注意每一臺機器的使用及其工作條件，從而確保良好閱讀環(huán)境的建立。
三、提供便捷的檢索工具
要開展縮微品的利用工作，需要建立多種形式的檢索方法。現(xiàn)在35mm卷式縮微品多采用編碼法。16mm卷式縮微品的檢索方式大多采用閃現(xiàn)法、編碼法和光點法。閃現(xiàn)法就是拍攝時在案卷與案卷之間利用空格及案卷號標(biāo)識分隔指示，可供手工檢索使用；編碼法是將全盤縮微品的影像用大流水號編排，既可供手工檢索也可供機器自動檢索使用；而全部采用單光點，每一光點對應(yīng)一個編號，指示一幅影像，專供機器自動檢索使用。目前使用的16mm縮微攝影機主要是美能達DR 1600、佳能CF100、貝爾好三種，它們都具有光點和數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)。由于光點檢索需要專門的設(shè)備，所以一般采用閃現(xiàn)法和編碼法進行檢索較為適宜。我們利用檔案的檢索工具和詳盡、準(zhǔn)確的拍攝記錄，在案卷目錄、卷內(nèi)目錄和機檢目錄上分別注明縮微號，以此作出方便快捷的縮微品檢索工具。另外，我們還可以視具體情況編制新的檢索工具，以滿足縮微品提供利用的需要。
如果條件成熟，即擁有計算機輔助檢索縮微品設(shè)備和完備的計算機索引目錄，我們就可以利用CAR系統(tǒng)進行縮微品的檢索，就是通過計算機提供的膠片存儲地址，從膠片存儲器內(nèi)提取膠片，在檢索閱讀機上進行膠片影像的檢索，從而實現(xiàn)縮微品的自動檢索。
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