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淺議會計電算化
（作者未知） 2009/9/18
摘要： 在實施會計電算化的過程中，初始化的工作尤為關鍵，初始化不恰當所導致的后果會在今后的具體工作中逐漸地顯現出來。初始化的工作較復雜，單位的財務人員應與軟件公司的項目實施人員交流協(xié)作，充分發(fā)揮電算化的特點，注意實施的關鍵點，避免一些常犯的錯誤，高質量地完成初始化工作，起到事半功倍的作用。
關鍵詞： 會計電算化；初始化
在會計電算化系統(tǒng)中，初始化工作包括設置系統(tǒng)參數、設置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄入各種余額數據或者是發(fā)生額數據等。初始化工作只能進行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過渡到電算化處理還是更換會計電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，將本單位要 采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎數據錄入電腦，使會計軟件能適應本單位的核算、管理需要。本文就會計電算化的核算方法、規(guī)則的選用、科目的設置、報表定義等方面需要注意的問題進行討論。
一、在項目的具體實施工作之前，單位的會計電算化實施項目的主管人員應該與電算化軟件公司的實施人員做好溝通、協(xié)商的工作
單位的會計主管人員對于本單位的會計管理工作比較熟悉，清楚實施會計電算化項目要實現哪些功能，達到何種管理的目的。但是，處于項目實施階段時，單位的會計主管人員對于電算化軟件如何實現某項具體的功能，如何才能達到自己需要的管理目標，還處于摸索的階段。軟件公司的項目實施人員對于自己公司的軟件的具體功能，功能之間的細小的差別設置了如指掌。但是，對于實施單位的具體業(yè)務卻不太熟悉，不清楚實施單位需要實現哪些具體的管理目標，哪些功能對單位的會計核算重要，哪些功能對該單位的會計核算無足輕重，單位要實現功能是否具備了客觀的條件。因此，在項目的具體實施之前，單位的會計主管人員應該與軟件公司的實施人員做好交流溝通工作，對軟件的具體功能和單位的具體管理核算目標進行討論，將二者之間協(xié)調起來，以避免在具體的實施工作中產生不必要的誤會，并且制定出標準化的方案，標準化方案的制定應該做到盡量的細致、明確。在制定標準化的方案中還要注意滿足單位現有的客觀條件，既要避免那種沒有實現條件的功能，又要為實施單位的進一步會計核算管理發(fā)展的需要留有一定的空間。
二、電腦處理會計信息快速、準確的特點
《企業(yè)會計準則》和各行業(yè)會計制度確定了很多核算程序、方法，單位應結合自身特點進行選擇應用。它們各自具有鮮明的特點，且能相互補充。在手工核算方式下，我們往往選用那些計算過程不能很復雜、會計處理不能太冗長、結果要求準確或較準確的方法、程序。而會計電算化由電腦執(zhí)行程序自動處理會計數據，就可以不考慮計算的復雜性，只要求結果準確就行了。如成本核算中的代數法分配輔助生產費用，它的突出特點是計算復雜但是其結果很準確；再如存貨收發(fā)計價中的個別確認法，它也是結果準確而對會計核算、庫管要求甚高。所以代數法、個別確認法等應在會計電算化中廣泛采用。然而，在會計實務中，初始化的方法選用問題，往往由軟件公司輔助完成，將本單位的現行會計核算模式照搬到電算化中去，這樣就無法充分發(fā)揮電腦處理信息快、準的優(yōu)點。因此，我們應當從會計歷史上去檢索、選用適應電腦高速處理、結果準確的方式、方法和規(guī)則。因此，在由手工賬過渡到電算化的過程中，應該了解電算化的特點與優(yōu)點，摒棄傳統(tǒng)的一些會計核算方法，采用適合會計電算化，能夠充分發(fā)揮電算化功能的會計核算方法。
三、科目設置中應注意的問題
建賬時要將收集到的會計科目加入軟件系統(tǒng)，建立賬務系統(tǒng)的會計科目體系。一般在建立賬套的同時，電算化軟件會根據你所選擇的單位性質，按照會計規(guī)則默認安裝一套會計科目。這些會計科目大都是總賬科目，一般會滿足單位的需要，不用再自行手工建立，但是各單位的會計核算的區(qū)別較大，明細科目還需要自己根據本單位會計核算的需要分別建立。在電算化賬務系統(tǒng)中除了像手工賬務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼，另外還需要注意科目的性質、余額的方向，需要輔助核算的科目還要進行輔助核算方面的設置。在設定會計科目時需要重點注意以下問題：
（一）科目的設置要規(guī)范。財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總賬科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規(guī)定，設立明細科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外，應該按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。尤其是集團公司，科目的名稱、代碼等一定要做到規(guī)范統(tǒng)一。
（二）科目的設置要簡潔。在滿足管理要求和適合計算機處理的前提下，力求代碼簡單明了、位數越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應當避免那些冗長而又無用的科目影響（未完，下一頁）
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