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淺議會(huì)計(jì)電算化
（作者未知） 2009/9/18
（接上頁(yè)）日常工作的效率。
（三）科目設(shè)置中應(yīng)該考慮到業(yè)務(wù)的發(fā)展和會(huì)計(jì)核算的進(jìn)步，注意科目的擴(kuò)展性。會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來確定的，例如，假設(shè)“應(yīng)收賬款”通常以客戶或單位為來設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長(zhǎng)難以滿足要求，要增至三位甚至更長(zhǎng)，由于同級(jí)科目必須使用等長(zhǎng)的科目編碼，其他二級(jí)科目也要使用三位或更長(zhǎng)的科目編碼先按客戶所屬地區(qū)分類，設(shè)置二級(jí)明細(xì)。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長(zhǎng)而絕大多數(shù)上級(jí)科目所包含的明細(xì)科目個(gè)數(shù)不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢(shì)必會(huì)受到影響。為了解決這一矛盾，像這樣的科目在設(shè)置中便需要一些技巧，一般的會(huì)計(jì)軟件會(huì)提供一定的輔助核算的功能，可以將這類科目的輔助核算的性質(zhì)設(shè)置為“往來核算”，將往來單位作為輔助核算的明細(xì)項(xiàng)進(jìn)行核算，這樣既減少了明細(xì)科目的設(shè)置，又增加了往來核算的明晰性與靈活性。如果不想采用輔助核算可將明細(xì)科目先分類，按分類設(shè)置二級(jí)科目，然后再設(shè)置下級(jí)明細(xì)科目，如“應(yīng)收賬款”總賬科目下細(xì)科目，然后再按客戶名稱設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。
四、初始數(shù)據(jù)的錄入工作中應(yīng)注意的問題
完成科目設(shè)置的工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。
如果賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為會(huì)計(jì)報(bào)表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計(jì)發(fā)生額，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細(xì)時(shí)，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個(gè)問題可以采用兩種方法：一種方法是如果單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財(cái)務(wù)軟件的單位，與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來，再導(dǎo)入到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，丟失某些數(shù)據(jù)�？傊�，在會(huì)計(jì)年度中間實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，數(shù)據(jù)的初始所涉及的問題較多，應(yīng)盡量在會(huì)計(jì)年度的開始或者是結(jié)尾，來更換財(cái)務(wù)軟件。
初始余額發(fā)生額數(shù)據(jù)錄入完成以后，軟件會(huì)自動(dòng)地核對(duì)總賬與明細(xì)賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關(guān)系，但是對(duì)這個(gè)步驟不要掉以輕心，急于進(jìn)行日常的工作，應(yīng)該將錄入的數(shù)據(jù)與手工賬之間進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)二者之間無誤后再進(jìn)行日常的操作。原因是大多數(shù)軟件在錄入憑證后，初始的余額便無法改動(dòng)，當(dāng)使用一段時(shí)間后再發(fā)現(xiàn)初始的數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤，便沒有辦法改動(dòng)，只能用調(diào)整憑證進(jìn)行調(diào)整，或者是作廢掉該賬套重新再建立一賬套，重新初始化。
五、報(bào)表初始化的過程中應(yīng)注意的問題
會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用的會(huì)計(jì)報(bào)表，但除通用會(huì)計(jì)報(bào)表外，單位一定還需要其他報(bào)表，這些報(bào)表是無法預(yù)置的，需要重新設(shè)定。報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項(xiàng)目，另一類是變動(dòng)的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式，從賬薄、其他報(bào)表中取來，隨賬薄中的數(shù)據(jù)變化而變化。但是取數(shù)公式的格式在不同的會(huì)計(jì)軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會(huì)計(jì)軟件所屬的用戶操作手冊(cè)。在定義報(bào)表的過程中，需要用到很多函數(shù)，財(cái)務(wù)人員一般不容易掌握。因此在初始化的過程中，這一項(xiàng)工作一般由軟件公司的項(xiàng)目實(shí)施人員與單位的財(cái)務(wù)人員來共同完成。定義完報(bào)表以后還應(yīng)該注意報(bào)表的校驗(yàn)公式的定義，校驗(yàn)報(bào)表內(nèi)部、報(bào)表之間的勾稽關(guān)系，避免出現(xiàn)一些低級(jí)的錯(cuò)誤。
需要注意的是，如果是集團(tuán)公司，集團(tuán)內(nèi)的各分公司向總公司提供的電子報(bào)表應(yīng)嚴(yán)格符合集團(tuán)公司所要求的格式，這樣集團(tuán)公司才能夠進(jìn)行合并、匯總工作。因此，為了做到嚴(yán)格的統(tǒng)一，像這一類的報(bào)表，集團(tuán)公司應(yīng)該首先定義出標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表，然后向分公司下發(fā)，分公司通過接收?qǐng)?bào)表的方式，將標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)表接收到自己?jiǎn)挝坏馁~套中，而不應(yīng)該由分公司自己定義這一類報(bào)表。
與一般的報(bào)表相比較，現(xiàn)金流量表的制作相對(duì)困難了一些。對(duì)于現(xiàn)金流量表的具體制作，不同的軟件提供了不同的方法，各種方法之間的差別也比較大，我們?cè)谶@里簡(jiǎn)單地總結(jié)一下，大致可以分為兩種方式：第一種是在制作憑證的同時(shí)將涉及現(xiàn)金流的分錄，歸納到不同的現(xiàn)金流項(xiàng)目中去；另一種方法是事后調(diào)整，制作憑證的時(shí)候不進(jìn)行歸類，等到（未完，下一頁(yè)）
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