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文檔實(shí)用技巧
（作者未知） 2010/1/15
文檔實(shí)用技巧
如何使用WORD的索引功能
索引是根據(jù)一定需要,把書刊中的主要概念或各種題名摘錄下來,標(biāo)明出處、頁碼,按一定次序分條排列,以供人查閱的資料。它是圖書中重要內(nèi)容的地址標(biāo)記和查閱指南。設(shè)計科學(xué)編輯合理的索引不但可以使閱讀者倍感方便，而且也是圖書質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。WORD就提供了圖書編輯排版的索引功能，現(xiàn)將其使用方法介紹如下：
如何標(biāo)記文檔中的索引項
要編制索引，應(yīng)該首先標(biāo)記文檔中的概念名詞、短語和符號之類的索引項。索引的提出可以是書中的一處，也可以是書中相同內(nèi)容的全部。如果標(biāo)記了書中同一內(nèi)容的所有索引項，可選擇一種索引格式并編制完成，此后 Word 將收集索引項，按照字母順序排序，引用頁碼，并會自動查找并刪除同一頁中的相同項，然后在文檔中顯示索引。以標(biāo)記文中的“唯物主義”為例，先用鼠標(biāo)選定文中“唯物主義”四字，然后執(zhí)行“插入”菜單下的“索引和目錄”，出現(xiàn)對話框后，選擇“標(biāo)記索引項”，出現(xiàn)下一個對話框后，選擇“標(biāo)記”最后執(zhí)行“關(guān)閉”這時在原文中的“唯物主義”二字后面將會出現(xiàn)“{XE "唯物主義"}”的標(biāo)志，按一下工具欄上的“顯示/隱藏”按鈕，可把這一標(biāo)記隱藏或顯示出來。如果你要把本書中所有的出現(xiàn)“唯物主義”的地方索引出來，可在出現(xiàn)第二個對話框后，執(zhí)行“標(biāo)記全部”，這樣全書中凡出現(xiàn)“唯物主義”的頁面都會被標(biāo)記出來。索引的格式可自行選擇，排序方式有“筆劃”和“拼音”兩種，默認(rèn)項是“筆劃”。
如何提出已標(biāo)記的索引項
當(dāng)做完上面的索引標(biāo)記之后， 就可以提取所標(biāo)記的索引了，其方法是，把光標(biāo)移到書的最后 邊，然后執(zhí)行“插入”菜單下的“索引和目錄”,此時，一個索引就出現(xiàn)在光標(biāo)處，如果你當(dāng)初選擇的是“標(biāo)記全部”，則索引會標(biāo)記出你所索引的某個詞都出現(xiàn)在哪一頁上。一個索引詞在同一頁 中出現(xiàn)多次，索引為節(jié)省頁面，只會標(biāo)記一次，并按筆畫或拼音進(jìn)行了排序。這樣你就可以按照索引的提示查找有關(guān)頁面的內(nèi)容了。
如果你要對生成的的索引格式進(jìn)行編輯調(diào)整可在索引對話框中對有關(guān)項目進(jìn)行選擇、自定義或更改。通過選擇相應(yīng)的選項卡，選擇不同的索引格式。
如何將@、＊、￥之類的符號標(biāo)記為索引項
首先選定文檔中的單個符號。然后執(zhí)行索引命令，在出現(xiàn)的對話框中的“主索引項”框中，緊隨此符號鍵入“;#”，最后單擊“標(biāo)記”按鈕。編制索引時，Word 將符號放在索引的開始部份。如果所選索引格式包含用于字母組的標(biāo)題，則符號將歸為一組，置于數(shù)字標(biāo)志 # 標(biāo)題之下。既可以刪除該數(shù)字符號，也可用“符號”等其他標(biāo)題來替換它。
如何更新索引、目錄
一般情況下，要在輸入全部文檔內(nèi)容之后再進(jìn)行索引工作，如果此后又進(jìn)行了內(nèi)容的修改，原索引就不準(zhǔn)確了，這就需要更新索引，其方法是，在要更新的索引中單擊鼠標(biāo)，然后按 F9 鍵。在更新整個索引后，將會丟失更新前完成的索引或添加的格式。
如何處理索引的頁碼和文檔中的頁碼不相符，如果出現(xiàn)這種情況�？蓡螕羲饕笤侔� F9 鍵， 即可對其進(jìn)行更新。
如果進(jìn)行了索引之后，文檔中顯示 XE 或 TA 域等隱藏文字，請單擊“顯示/隱藏”按鈕可將隱藏，然后更新索引。如果文檔包含以隱藏文字格式出現(xiàn)的分節(jié)符或分頁符，則請刪除隱藏文字格式，然后更新索引，這樣頁面顯示就清晰美觀了。
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