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職業(yè)規(guī)劃：文秘職位入行攻略
中國教育新聞網(wǎng) 2010/6/22
什么是文秘
文秘顧名思義就是文員與秘書的統(tǒng)稱，是隨著科學經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學管理專業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學化和專業(yè)化。它在輔助各級領(lǐng)導進行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內(nèi)外關(guān)系、處理信息交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。文秘專業(yè)已經(jīng)成為二十一世紀中國經(jīng)濟發(fā)展十大需求專業(yè)之一。
文秘的工作內(nèi)容和要求
工作內(nèi)容
1、 負責人事處文秘、公章管理；
2、 開具各種信函（包括行政介紹信、證明等）和干部（工人）調(diào)動通知；
3、 負責各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作；
4、 負責本部門的信訪接待和日常事務工作；
5、 負責人事檔案和文書檔案的管理工作；
6、 協(xié)助做好人事統(tǒng)計報表的統(tǒng)計工作；
7、 負責人事處網(wǎng)頁的維護和文件、表格的錄入工作；
8、 做好本部門計生、安全保衛(wèi)、保密等工作；
9、 完成處領(lǐng)導交辦的其他工作；
專業(yè)知識要求
一般機構(gòu)或公司在雇用文秘時，大都希望文秘能受過專業(yè)訓練。這種訓練可來自機構(gòu)公司自己辦理及學校或民間文秘專業(yè)訓練中心提供等。訓練課程包括人事管理、禮儀、公共關(guān)系、文秘實務、電腦、打字、英語會話及商用英文等。這些專業(yè)知識的訓練很重要，因為現(xiàn)在有許多機構(gòu)的文秘，并未受過專業(yè)的訓練，因此擔任文秘工作，往往不了解自己該做什么工作，如果主管亦不能發(fā)揮指導的責任，則往往要花費許多的時間和精力，自己工作中去摸索這方面的知識�？梢娙绻拿厝藛T，在就職前，先接受文秘專業(yè)知識課程的訓練，必能對其擔任的工作有所助益。
實務技能要求
實務方面的技能為處理文秘業(yè)務所需要的技術(shù)與能力。一般而言，實務方面的技能包括速記、電腦操作、打字技術(shù)、檔案管理、電話禮儀、應對能力、語言能力，及其他事務的操作等。早期的文秘實務中，打字技術(shù)占相當重要的角色。近年來，由于科技的發(fā)展與運用，電腦技術(shù)廣被需求，所以打字技術(shù)與電腦技術(shù)同為不可或缺的實務技能。目前各機構(gòu)已推行行政電腦化、組織電腦化、人事電腦化、會計預算電腦化、生產(chǎn)管理電腦化等等。尤其是企業(yè)界，要求文秘必須接受電腦訓練，以便能應付電腦化的一切文秘業(yè)務。
行業(yè)知識要求
各行各業(yè)的文秘，都應通曉其專業(yè)業(yè)務的知識。國貿(mào)文秘必須能熟悉國際貿(mào)易實務與流程。法律文秘必須擅長法律知識。財務文秘必須精通會計、稅務、財政及商事法等。由此可知，在每一行業(yè)中，都有其專門的業(yè)務知識。文秘在決定從事那一行業(yè)前，可先修習相關(guān)的課程，或閱讀相關(guān)的書籍以增加專門業(yè)務知識，才能符合實務業(yè)務的需要。
經(jīng)驗要求
專門知識與技能，雖然非常重要，但理論需要配合實務。實務上經(jīng)驗尤其珍貴。對于文秘業(yè)務。是否能順利進行，尤其需依賴經(jīng)驗。例如，文書之處理，光憑理論尚嫌不夠，因必須考慮到各種文件之性質(zhì)，文件之內(nèi)容，及文件之時效性，然后決定處理之優(yōu)先順序。這些判斷需要以經(jīng)驗作為依據(jù)。有經(jīng)驗的文秘，不必主管交待，就能以其經(jīng)驗，正確的判斷力，冷靜而審慎的處理事務，以其積極、主動、隨機應變的能力，圓滑的推動其工作，若加上其純熟的技能，就是一位非常優(yōu)秀而受歡迎的文秘了。
人際關(guān)系的技巧要求
人際關(guān)系的技巧，即是公共關(guān)系的能力。文秘的人際關(guān)系可分為對內(nèi)與對外。對內(nèi)的人際關(guān)系對象為上司、同事及屬下等。對外則需面對顧客及業(yè)務相關(guān)的單位。文秘必須能運用靈巧的人際關(guān)系技巧，才能替上司主管建立起良好的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，使其具有良好的形象。對于同事，文秘要建立融洽相處的人際關(guān)系，業(yè)務才能順利推展；對于屬下者，也需要好的人際關(guān)系，才能使上下人脈和諧，必能在對外處理業(yè)務時，和氣待人，考慮周到，圓滿達成任務。
怎樣做一個成功的文秘
文秘的工作都比較煩瑣，就像胡雪巖說的八個壺七個蓋，你要同時保證每個茶壺上都有蓋，沒有別人的幫忙很難做到。即使你百事不求人，你也會事倍功半……要做好文秘工作，不僅要得到領(lǐng)導的信賴，還要得到各科室的信賴，而且是長期的信賴，所以文秘必須知道自己的位置，為人寬容和坦誠。一個稱職的文秘，在承受抱怨的同時，應想方設(shè)法改進自己的工作，加強與對方的溝通。作為文秘，要學會與各種人打交道，若是一味關(guān)照與自己相近的人，而對自己不喜歡的人予以排斥，最后受損失的還是自己。所以待人應多些寬容，以工作大局為重，切不可根據(jù)自己的好惡去處理人際關(guān)系。文秘應該具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力。首先她要理解領(lǐng)導的工作意圖，思維方式和工作方法，只有這樣，才能及時、準確、完整地將領(lǐng)導的指示傳達給各個科室。另外一方面，就是與同事之間，與各（未完，下一頁）
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