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信息時代下加強高校學(xué)生檔案管理之我見
（作者未知） 2010/7/14
摘要：當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代高等教育管理發(fā)展的要求，存在許多問題，而傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段無法解決，充分利用現(xiàn)代辦公手段，結(jié)合信息時代人事檔案管理理憊，加強學(xué)生檔案管理，提高檔案利用率就顯得尤為重要。
關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；信息化；利用率
高校學(xué)生檔案作為學(xué)生綜合素質(zhì)，家庭經(jīng)濟狀況等主要原始資料，同時記錄學(xué)生在大學(xué)階段學(xué)習(xí)、生活、實毆的經(jīng)歷。檔案管理工作作為學(xué)生管理工作的一部分，對培養(yǎng)學(xué)生的競爭意識，調(diào)動學(xué)生的積極性有重要作用，面對學(xué)生擇業(yè)觀念變化，就業(yè)流動性加強等實際情況，加強學(xué)生檔案管理，提高檔案利用率，為日后建立其他類型的人事檔案奠定基礎(chǔ)，為國家和社會選拔人才提供依據(jù)顯得尤為重要。
當(dāng)前高校的學(xué)生檔案管理工作，具體存在以下問題：
一、認(rèn)識欠缺，意識淡薄
由于學(xué)校對學(xué)生檔案缺少宣傳、即使有了宣傳教育，內(nèi)容形式也單一，學(xué)生對檔案內(nèi)容了解甚少，對檔案的重要性認(rèn)識不到位，加上現(xiàn)在就業(yè)形式多樣，有的學(xué)生畢業(yè)后進(jìn)入私營、外資、合資企業(yè)不需要檔案，導(dǎo)致學(xué)生認(rèn)為檔案可有可無，檔案意識淡薄。
二、體制不順，模式落后
(一)由于高校的重視程度不夠，學(xué)生檔案管理部門歸口不一，有的放在院檔案室綜合管理，有的放在院學(xué)生處統(tǒng)一管理，有的放在各個系分散管理，各行其是[1]，這樣混亂的結(jié)果導(dǎo)致學(xué)生檔案無專人負(fù)責(zé)，學(xué)生檔案管理工作是推諉扯皮，漏洞百出。
(二)現(xiàn)在的檔案管理基本是傳統(tǒng)的手工操作，實體管理，收集材料數(shù)量多，整理強度大，效率低，歸檔材料收集困難，得不到及時補充，無法保證材料的完整性和延續(xù)性。
三、內(nèi)容不全面，形式不統(tǒng)一
(一)由于我省實行網(wǎng)絡(luò)招生，只需網(wǎng)上閱檔錄取，不需要紙質(zhì)檔案[2]。新生入學(xué)材料像高中學(xué)籍鑒定，團組織關(guān)系等很容易被忽視，甚至出現(xiàn)有的學(xué)生無檔案，致使一些新生歸檔材料內(nèi)容不全面。加上由于各高中學(xué)校歸檔材料范圍不同，學(xué)生原始資料形式不統(tǒng)一，比如有的學(xué)校給了十幾頁的成長記錄，有的學(xué)校給了幾十張綜合素質(zhì)報告冊。
(二)沒有明確的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)。如有的學(xué)生成績是原件，有的學(xué)生成績是復(fù)印件，有的學(xué)生部分材料上蓋系公章代替院公章等歸檔范圍混亂[3]，另外還缺少反映學(xué)生實毆材料(像志愿服務(wù)、社會實踐等材料)，缺少反映學(xué)生實際客觀材料(像學(xué)生的誠信度、處分及撤消等)。反映不了學(xué)生的客觀實際情況。不利于對學(xué)生的全面了解，
四、管理不透明，開發(fā)利用率低
在傳統(tǒng)的檔案管理中，過分強調(diào)檔案的特殊性、保密性，人為剝奪了學(xué)生對自己檔--案的知情權(quán)，[4]嚴(yán)重降低學(xué)生的積極性，加上缺少專業(yè)檔案管理人才、專門的現(xiàn)代設(shè)備和管理軟件，導(dǎo)致檔案材料從入學(xué)時臨時收集，堆積放置，到畢業(yè)時突擊整理，完成傳遞。豐富的檔案資源，幾乎沒有被開發(fā)和利用過。[5]
在信息時代的今天，隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平的提高，我認(rèn)為從以下幾個方面加強高校學(xué)生檔案管理：
一、制度保障，加大宣傳，強化檔案意識
1 由于國家缺少相關(guān)的學(xué)生檔案管理制度，而檔案材料的形成牽涉到很多管理部門，這就需要學(xué)校制定符合檔案管理必要的規(guī)章制度。強調(diào)檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點，使學(xué)生檔案管理工作有章可循，有責(zé)必究，走上規(guī)范有序的軌道。
2 從新生入校宣傳著手，在寄發(fā)新生錄取通知書的時候，附帶檔案宣傳材料，并利用學(xué)校給新生發(fā)放的手機號碼，通過短信平臺。提前宣傳；另外強化校內(nèi)宣傳，利用現(xiàn)代媒體手段如：校園網(wǎng)絡(luò)、校內(nèi)廣播、宣傳櫥窗等讓學(xué)生明白檔案管理是加強素質(zhì)教育和向社會輸送人才的大事，強化檔案意識。
二、改變模式，創(chuàng)新體系，加強信息時代的學(xué)生檔案管理
(一)學(xué)�？梢愿鶕�(jù)實際情況，建立相對“集中統(tǒng)一”[6]模式，指定專門學(xué)生管理機構(gòu)負(fù)責(zé)，有條件的可以配置專業(yè)人員，這樣既可以節(jié)省資源，又可防止責(zé)任推諉。另外還要充分利用電子計算機技術(shù)，實行檔案的“雙套制”管理模式，所謂“雙套制”指電子文檔歸檔的同時，要將其內(nèi)容以紙制打印件形式加以歸檔管理，形成兩種介質(zhì)、兩套內(nèi)容同一檔案[7]，電子、紙質(zhì)文檔相結(jié)合。確保歸檔材料的安全性。
(二)按照信息時代下檔案管理“條塊結(jié)合” 的思路，創(chuàng)新體系，提高檔案管理的效率。在條上可以按照信息時代的人事檔案微觀管理體系，[8]根據(jù)學(xué)生實際情況和特點不同，專門劃分貧困生檔案，特殊學(xué)生檔案，癡迷網(wǎng)絡(luò)學(xué)生檔案等不同類別，構(gòu)建有機管理整體。在塊上可以按照人事檔案宏觀管理體系[9]。以科學(xué)、實用為標(biāo)準(zhǔn)，按照年級進(jìn)行劃分。新生入學(xué)時，檔案材料側(cè)重入學(xué)材料的規(guī)范整理，可以根據(jù)檔案法統(tǒng)一理論，設(shè)計形式統(tǒng)一、內(nèi)容統(tǒng)（未完，下一頁）
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